Am Anfang hat es wahrscheinlich zunächst Ihre Karriere befeuert, dass Sie sich in die Arbeit richtig reingehängt und einfach viel wegschafft haben. Wann immer es Aufgaben zu verteilen gab, waren Sie an erster Stelle und haben „Ich mach das!“ gerufen. Dadurch, dass Sie ein richtiges Arbeitstier waren und zu diesem Zeitpunkt zusätzliche Verantwortung übernahmen, entwickelten Sie wichtige Fähigkeiten und Kompetenzen (beispielsweise, wie Sie mit Druck und Stress umgehen) und etablierten sich zudem als wichtiger Ansprechpartner innerhalb der eigenen Organisation. Da Sie aber nun als Führungskraft arbeiten, überdenken Sie das und lernen Sie, Nein zu sagen!

Dieser Artikel ist Teil der Serie „Stressfrei als Führungskraft“ – lesen Sie auch den ersten Teil „Wie Sie zur stressfreien Führungskraft werden“. Weiter unten in diesem Beitrag finden Sie auch eine Übersicht zu allen Teilen dieser Serie.

Lesedauer: ca. 9 Minuten

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Nein sagen zu mehr Arbeit

Wenn Ihr Kalender bereits jetzt pickepackevoll ist und Sie auf Hochtouren arbeiten, wäre es nicht so ratsam, weiterhin in der ersten Reihe zu stehen, wenn neue Aufgaben und Projekte verteilt werden.

Um in Ihrer neuen Rolle als Führungskraft erfolgreich zu sein, ist jetzt Fokussierung und Nein sagen angesagt – und das dürfen Sie jetzt lernen.

Sich zu fokussieren bedeutet, dass Sie Ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf das wirklich wichtige lenken, was Sie langfristig weiterbringt (denken Sie ans Eisenhower-Prinzip).

Das ist allerdings leichter gesagt, als getan

Aber warum sagen Menschen nicht Nein? Und halsen sich damit einfach zu viel Arbeit auf und überfordern sich systematisch?

Der Hauptgrund ist wahrscheinlich die Sorge, nicht mehr gemocht zu werden, wenn sie die Anfrage eines anderen ablehnen.

Oder sie wollen niemanden verletzen, den wichtigsten Kunden nicht verärgern oder die Stimmung im Team nicht beeinträchtigen.

Manche glauben, mit einem „Nein“ würden sie ihre geringe Belastbarkeit offenbaren und andere könnten denken, dass sie ihr Zeitmanagement nicht im Griff hätten.

Und andere haben Angst vor Repressalien. Sie könnten vor ihren Vorgesetzten im schlechten Licht dastehen und beim nächsten Mal sicher das tolle Projekt nicht mehr angeboten bekommen, wenn sie sich jetzt so verschlossen zeigen. Oder vielleicht würden sie sogar ihren Job los!

Nehmen Sie sich doch mal einen Moment Zeit und überlegen sich, welches Ihre eigenen Gründe sind, weshalb es Ihnen vielleicht manchmal schwerfällt, Nein zu sagen.

Eines dürfen Sie aber nicht übersehen: Die Folgen eines „Ja“ sind meist viel gravierender als bei einem „Nein“.

Wenn Sie sich sowieso schon mit all Ihren Aufgaben verzettelt haben, können Sie einer weiteren Aufgabe doch gar nicht richtig gerecht werden.

Sie gehen damit das Risiko ein, ein mieses Arbeitsergebnis abzuliefern. Oder Sie können zugesagte Termine nicht einhalten. Und das fällt dann bestimmt auf Sie zurück. Mein Lieblingsspruch an dieser Stelle: Wer nicht Nein sagen kann, dessen Ja ist auch nicht viel wert.

Und wenn Sie sich dann übernehmen, bleiben Ihre wichtigen Aufgaben, die Sie wirklich voranbringen würden, sicher auf der Strecke.

Aber am Allerwichtigsten: Sie sind jetzt Führungskraft und nicht mehr nur für sich allein zuständig.

Wenn Sie immer mehr Aufgaben und Projekte ins Team holen, weil Sie nicht „Nein“ sagen, werden Sie nicht nur sich, sondern auch Ihre Leute systematisch überfordern.

Wie Sie richtig Nein sagen

Wenn ein neues Projekt an Sie herangetragen wird, lehnen Sie es natürlich nicht kategorisch ab.

Darum geht es gar nicht – Sie wollen natürlich nicht gleich als Verweigerer dastehen.

Es geht eher darum, bei neuen Aufgaben nicht gleich Ja zu rufen.

Sie können Ihren Impuls, Ja zu sagen, mühelos stoppen, wenn Sie ein paar Schritte befolgen.

Hinterfragen Sie die genauen Hintergründe der Aufgabe.

• Was genau soll gemacht werden?
• Wozu wird das Ergebnis der Aufgabe gebraucht?
• Welche konkrete Erwartung ist mit der Aufgabe verbunden?
• Welche Priorität hat die Aufgabe wirklich?

Geben Sie sich mit der ersten Erklärung wie  „… weil es der Kunde so will“ nicht zufrieden.

Denn meist wird ja erst nach der zweiten, dritten oder fünften Antwort deutlich, welches Problem mit der Tätigkeit gelöst werden soll.

Und genau diese Information benötigen Sie. Ohne sie können Sie die Aufgabe nicht ablehnen oder keine Alternativen anbieten.

Verschaffen Sie sich dann Bedenkzeit. Prüfen sie den Aufwand und schätzen Sie ein, ob die zusätzliche Aufgabe Sie und oder Ihr Team voranbringen würde und für Ihr Fortkommen von Vorteil ist.

Sagen Sie zum Beispiel „Ich arbeite bereits an einigen sehr wichtigen Projekten. Aber ich denke gerne drüber nach. Ich melde mich in einer halben Stunde noch mal.“

Dann fragen Sie sich, ob die Aufgabe oder das Projekt für Sie oder Ihr Team interessant ist.

• Was haben Sie davon – oder wie ist der „Return on Investment“ (die Rendite)?
• Erhöht die Zusatzaufgabe Ihre Sichtbarkeit vor der Unternehmensleitung?
• Können Sie sich einen Namen machen?
• Können Sie Fähigkeiten ausbauen, die Sie brauchen?
• Bleibt der Zeitaufwand in der Bearbeitung im Rahmen?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen „Ja“ lautet, übernehmen Sie die Aufgabe.

Sie haben zwei Möglichkeiten …

… wenn Sie die Aufgabe angenommen haben:

1. Schauen Sie, ob Sie eine Aufgabe auf Ihrer bereits bestehenden Liste abgeben oder delegieren können, um Zeit für die neue Aufgabe zu bekommen.

Ist das keine Option …

2. … dann überlegen Sie, inwieweit Sie sich an der neuen Aufgabe beteiligen könnten, ohne gleich die ganze Verantwortung dafür zu übernehmen. So können Sie trotzdem Nutzen aus der Aufgabe ziehen, weil Sie doch irgendwie mit der Aufgabe in Verbindung gebracht werden.

Wenn die Antwort auf die Fragen aber „Nein, die Aufgabe bringt mich oder mein Team nicht weiter“ lautet, machen Sie klar, dass eine Übernahme der Aufgabe an anderer Stelle ein Problem aufwerfen würde.

Informieren Sie den Auftraggeber über alle Aufgaben und Projekte, denen Sie sich gerade widmen und sagen Sie nett und höflich Nein.

Aber auch bestimmt! Versuchen Sie nicht, Ihr Nein hinter netten Worten zu verstecken. Die Begründung sollte möglichst knapp und deutlich sein.

Gerade das fällt vielen Menschen nicht leicht.

Aber machen Sie sich klar, dass Sie damit signalisieren, dass Sie Grenzen und Regeln folgen. Andere werden Sie dafür respektieren.

Und ganz wichtig: Lassen Sie sich nicht überreden, die Aufgabe doch noch zu machen! Ein „das können nur Sie“ ist zwar schmeichelhaft, dient aber in der Regel nur dazu, Sie zu manipulieren.

Nein zu sagen, bedeutet auch Ja zu sagen … zu sich selbst und Ihren eigenen Zielen und Prioritäten als Führungskraft.

Bestimmen Sie selbst über sich und Ihre Zeit!

Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen und in Ihren Führungsalltag einbauen, werden Sie schon wieder einen großen Schritt in Richtung Stressfreiheit als Führungskraft getan haben.

Lernen Sie, wie Sie noch besser Nein sagen!

Wenn Sie aber nach wie vor vermuten, dass Ihnen das Thema richtig schwerfällt und Sie lernen wollen, wie Sie besser Nein sagen, um mit Ihrer Zeit und Ihren Prioritäten besser zurechtzukommen – und damit langfristig erfolgreich im Job zu sein. Wenn Sie lernen wollen, wie Sie dann gelassener im Führungsjob bleiben und Stress vermeiden und was Sie tun müssen, wenn Sie das Gefühl haben, dass Stress zu einer Art Dauerzustand geworden ist, und Sie einfach nicht mehr richtig „runterkommen und abschalten“ können. Wenn sie sich von Stress befreien wollen, der Ihnen Ihre kostbare Energie raubt und dazu führt, dass Sie sich müde und unkonzentriert fühlen.

Dann empfehle ich Ihnen meinen Kurs In 9 Wochen komplett entstresst.

Dieser Artikel ist der dritte Teil der  Serie „Stressfrei als Führungskraft“. Falls Sie noch nicht alle Beiträge zu dieser Serie gelesen haben, hier ein Überblick:

Stressfrei als Führungskraft

1. Wie Sie zu einer stressfreien Führungskraft werden
2. Stressfrei als Führungskraft II: Wie Sie Ihre Zeit managen
3. Stressfrei als Führungskraft III: Erfolgreich delegieren
4. Stressfrei als Führungskraft IV: Wie Sie Ihre Aufgaben geregelt kriegen
5. Stressfrei als Führungskraft V: Wie Sie Nein sagen
6. Stressfrei als Führungskraft VI: Wie Sie sich auf Ihre Führungsaufgaben besser konzentrieren
7. Stressfrei als Führungskraft VII: Wie Sie gut schlafen als Führungskraft
8. Stressfrei als Führungskraft VIII: Welche Fähigkeit lässt Sie jede Führungssituation gelassen meistern

Und jetzt haben Sie schon mal viele Tipps und Hinweise bekommen, wie Sie Nein zu mehr Arbeit sagen und ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Umsetzung und dem Ausprobieren meiner Tipps für Ihre Gelassenheit und Leistungsfähigkeit als Führungskraft.

Schreiben Sie mir auch gerne mal eine E-Mail!

Ihr

Stefan Brandt