Erfolgreich delegieren – Stressfrei als Führungskraft III

Stressfrei als Führungskraft III: Erfolgreich delegieren

Wenn Sie bis zum Hals in Arbeit stecken, Ihnen die Aufgaben über den Kopf wachsen und Sie schon merken, dass Ihnen alles zu viel wird – schauen Sie dann, was Sie erfolgreich delegieren können und übergeben Sie wenigstens einen Teil der Arbeitslast an Ihr Team? Oder machen Sie trotz Stress und Überlastung lieber doch alles selbst?

Dieser Artikel ist Teil der Serie „Stressfrei als Führungskraft“ – lesen Sie auch den ersten Teil „Wie Sie zur stressfreien Führungskraft werden“. Weiter unten in diesem Beitrag finden Sie auch eine Übersicht zu allen Teilen dieser Serie.

Lesedauer: ca. 12 Minuten

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Wenn Sie so wie die meisten Führungskräfte sind, tun Sie alles dafür, sich selbst so viel Arbeit und Verantwortung aufzuhalsen wie möglich

Warum sollten sie so etwas tun?

Aufgrund einer fehlgeleiteten Führungsannahme.

„Wenn ich meinen Mitarbeitenden zu viel Eigenverantwortung übertrage, verliere ich die Kontrolle. Wie stehe ich denn dann da? Alle denken, ich kriege es nicht hin und will nur Arbeit loswerden. Und außerdem würde mich selbst überflüssig machen – dann könnten mir meine Leute sogar irgendwann den Rang ablaufen.“

So oder ähnlich sind die zu Grunde liegenden Unsicherheiten, die sie davon abhalten, erfolgreich zu delegieren und damit Zeit für Ihren Führungsjob freizuschaufeln.

Aufgaben zu delegieren bedeutet natürlich keineswegs, dass Sie inkompetent seien oder Ihren Job nicht richtig machen würden.

Als Führungskraft genießen Sie schon uneingeschränkte Autorität – denn Sie sind ja Kraft Ihrer Position für die Ziele Ihres Bereiches und deren Umsetzung verantwortlich.

Entspannen Sie sich also – niemand wird Ihnen in den Rücken fallen, nur weil Sie Ihren Job machen.

Am wenigsten Ihre Mitarbeitenden.

Lassen Sie uns jetzt mal gemeinsam einige Bedenken ausräumen, die der Delegation von Aufgaben an Ihre Leute im Weg stehen könnten.

Fehlanname 1

„Ich mach doch lieber alles selbst. Aufgrund meiner Motivation und meines Engagements bin ich ja auch Führungskraft geworden und werde so auch weiter Karriere machen.“

Ähhhh – nein.

Sie werden sicher keine Karriere machen, wenn Sie sich weiter mit Aufgaben belasten, die eigentlich nicht mehr in Ihrem Verantwortungsbereich liegen.

Sie werden befördert werden, wenn Sie sich auf die strategischen Ziele konzentrieren und damit Ihre Abteilung und Ihr gesamtes Unternehmen voranbringen.

Im Artikel „Das Eisenhower-Prinzip: So finden Sie Zeit für Ihre Führungsaufgaben“ habe ich ja schon über die Prioritätensetzung und die sogenannten C-Prioritäten geschrieben.

Und in genau diese Kategorie fallen die Aufgaben, über die wir gerade sprechen.

Das sind die Aufgaben, die ab jetzt Ihre Mitarbeitenden erledigen können und die sie erfolgreich delegieren dürfen.

Und machen Sie sich klar: Sie sind als Führungskraft kein Einzelkämpfer mehr.

Bevor Sie in die Führungsrolle kamen, waren Sie nur für sich und Ihr Fortkommen zuständig.

Und wahrscheinlich sind Sie tatsächlich durch Ihre Motivation, Fleiß, Einsatz und Ihre Kompetenzen in den Führungsjob gekommen.

Doch jetzt als Chefin oder Chef ist es Ihre Verantwortung, Ihren Blick zu weiten und schon jetzt Nachwuchs aufzubauen, für den Fall, wenn Sie tatsächlich zu noch Höherem berufen werden sollten.

Fehlanname 2

„Niemand kann das besser als ich!“

Woher wollen Sie das wissen?

Wenn Sie ihren Leuten nicht mal die Chance geben, verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen?

Vielleicht macht es erst mal ein mulmiges Gefühl, wenn Sie sehen, dass Ihre Leute zu Experten auf ihrem Gebiet werden.

Aber Führung bedeutet, Mitarbeitenden die Gelegenheit zu geben, sich zu beweisen, sich weiterzuentwickeln und ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

Fehlannahme 3

„Aber der Abgabetermin naht! Ich mache es doch lieber schnell selbst.“

Nein – lieber nicht.

Gerade unter Zeitdruck glauben Sie vielleicht, dass es leichter und schneller geht, wenn Sie die Aufgaben selbst erledigen.

Aber: Widerstehen Sie der Versuchung!

Es scheint zwar auf den ersten Blick den Aufwand nicht Wert zu sein, den Sie in die Entwicklung Ihrer Leute stecken, um Ihnen beizubringen, wie sie die Aufgaben erledigen sollen.

Aber der langfristige Nutzen übersteigt diese kurzfristige Investition in der Regel um ein Vielfaches.

Denn wenn Sie beim nächsten Mal eine ähnliche Aufgabe erfolgreich delegieren wollen, brauchen Sie sie dann nur kurz übergeben mit dem sicheren Gefühl, dass sie schon kompetent erledigt wird – von Ihren Leuten.

So einfach ist das.

Link zum Download der Checkliste

Der Nutzen der Delegation

Sie wollen so oft wie möglich Aufgaben und Verantwortungsbereiche an Ihre Leute delegieren, denn es hilft Ihnen

  • Ihre eigene Arbeitslast und Ihren Stress zu reduzieren,
  • Führungskompetenzen Ihrer Leute zu entwickeln, damit sie mehr und größere Verantwortung übernehmen und in Ihrem Job wachsen können,
  • insgesamt die Produktivität ihrer Abteilung und Ihrer Organisation zu steigern und
  • ganz nebenbei, sich einen guten Namen als motivierende Führungskraft zu machen.

Wenn Sie jetzt den Nutzen für sich klar haben, warum Sie delegieren wollen, ist jetzt die große Frage:

Erfolgreich delegieren – wie geht das?

Es sind 5 einfache Schritte bis zur gelungenen Delegation:

  1. Identifizieren Sie die zu delegierende Aufgabe
  2. Identifizieren Sie die richtige Person
  3. Delegieren Sie die Aufgabe
  4. Verfolgen Sie den Fortschritt
  5. Halten Sie den Prozess nach

Wir gehen mal jeden Punkt durch.

1. Identifizieren Sie die zu delegierende Aufgabe

Im ersten Schritt entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie an ihr Team erfolgreich delegieren wollen.

Im Grunde sind es zwei Arten von Aufgaben, die delegierbar sind.

a) Immer wiederkehrende Aufgaben mit eher niedrigerem Verantwortungsgrad, die keine besonderen Kompetenzen erfordern.

Bei diesen Aufgaben zeigen Sie Ihren Leuten einmal, wie sie gemacht werden und schon brauchen Sie sie nie wieder selbst zu erledigen.

Das ist ein einmaliger Kraft- und Energieaufwand.

Aber, wenn es sich um eine Aufgabe mit sensiblem oder vertrauenswürdigem Charakter handelt, sollten Sie sie natürlich nicht delegieren.

Wenn Sie als Controller monatlich eine Auswertung an den Verkaufsdirektor senden, brauchen Sie dafür natürlich keine besonderen Fähigkeiten.

Sie entnehmen die Zahlen einfach Ihrem Planungstool und fügen Sie in die entsprechende Präsentationsvorlage.

Aber weil diese Auswertung vertraulich ist, machen Sie sie besser doch selbst.

Und natürlich sollten sie niemals Aufgaben delegieren, die mit Leistungsbeurteilungen, Einstellungen, Kündigungen, vertraulichen Konflikten oder personenbezogenen Daten zu tun haben.

Alles andere dürfen Sie erfolgreich delegieren.

b) Aufgaben in der Schnittmenge zwischen Ihnen und Ihrem Team.

Was meine ich damit?

Als Führungskraft gibt es für Sie Aufgaben, die nur Sie selbst erledigen können – aufgrund Ihrer Fähigkeiten und Befugnisse.

Diese können Sie nicht delegieren.

Aber es gibt manche Aufgaben aus Ihrem Führungsbereich, die sowohl von Ihnen oder Ihrem Team erledigt werden könnten.

Diese Aufgaben können Sie erfolgreich delegieren und zwar ohne große Anleitung.

Beispiele für solche Aufgaben:

  • Eine Besprechung zu moderieren, zumindest das Protokoll zu erstellen.
  • An einem Meeting teilzunehmen, in dem die oder der Mitarbeitende die Abteilung nach außen vertritt, wenn die entsprechende Expertise vorhanden ist.
  • An bereichsübergreifenden Projekten teilzunehmen.
  • Eine Präsentation des Bereiches auf einer Veranstaltung für neue Mitarbeitende zu halten.

Dann ist immer noch die Frage, ob Sie solche Aufgaben als Ganzes übergeben oder kleinteiliger herunterbrechen und an verschiedene Mitarbeitende verteilen.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Sie besser die gesamte Aufgabe an eine Person übergeben. Dann ist der Verantwortungsbereich klar abgesteckt, und Sie vermeiden Verwirrung und Rollenkonflikte innerhalb des Teams.

2. Identifizieren Sie die richtige Person

Nachdem Sie die zu delegierende Aufgabe identifiziert haben, suchen Sie als nächstes die richtige Person aus, die die Aufgabe am besten erledigen kann.

Das sollte nicht allzu schwer sein, denn als Führungskraft haben sie sicher einen guten Überblick über die Stärken und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden.

Folgende Fragen helfen Ihnen dabei, die richtige Person zu identifizieren:

  • Wer hat bereits Initiative gezeigt, ist ehrgeizig und hat Sie vielleicht schon auf Entwicklungswünsche hingewiesen?
  • Ist die zu delegierende Aufgabe hilfreich, die Entwicklung eines Mitarbeitenden in die richtige Richtung zu steuern?
  • Wer erledigt bereits welche Projekte und ist vielleicht zeitlich schon sehr eingebunden? Um erfolgreich zu delegieren, wollen Sie sicherstellen, dass die oder derjenige über genügend Zeitressourcen verfügt, um die Aufgabe auch in der vorgegebenen Zeit zu erfüllen. Arbeiten sie bereits selbst am Zeitlimit, werden Sie der Aufgabe wohl nicht gerecht werden können.

3. Delegieren Sie die Aufgabe

Wenn Sie die richtige Person identifiziert haben, besprechen Sie jetzt mit ihr oder ihm die Meilensteine und Fristen und natürlich das Erledigungsdatum.

Zusätzlich braucht die Person natürlich die nötigen Vollmachten und Befugnisse sowie mögliche Ressourcen und Arbeitsmittel, um den Job gut zu erledigen.

Außerdem muss klar besprochen werden, wie das Endergebnis genau aussehen soll.

Dazu erklären Sie, welche Qualitätsansprüche Sie haben und nach welchen Kriterien Sie die Arbeit am Ende bewerten werden.

Fassen Sie alles am Ende der Besprechung noch mal in einer E-Mail zusammen (oder delegieren sie die Aufgabe und lassen sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zusammenfassen).
Tragen Sie sich selbst den besprochenen Abgabetermin in Ihren Kalender ein, damit sie spätestens dann nach nachhaken können.

Das ist wichtig für die Motivation ihrer Leute.

Nichts ist frustrierender, als eine Aufgabe zu erledigen, nach der hinterher keine Kuh mehr muht.

Und ganz wichtig: Lassen Sie dann die Person laufen.

Mischen Sie sich nicht ein, wie sie oder er die Aufgabe erledigt.

Konzentrieren Sie sich auf das Resultat, nicht auf den Weg dahin.

Sie haben schon die richtige Person ausgesucht – vertrauen Sie darauf, dass sie oder er schon den richtigen Weg findet.

4. Verfolgen Sie den Fortschritt

Ist die delegierte Aufgabe einfach und in Händen der richtigen Person, brauchen Sie die Aufgabe erst mal nicht weiter zu verfolgen.

Vertrauen Sie darauf, dass die Arbeit schon erledigt wird.

Sollte die oder der Mitarbeitende aber noch wenig erfahren sein oder es sich um eine sehr komplexe Aufgabe handeln, prüfen Sie den Fortschritt regelmäßig und lösen gegebenenfalls mögliche Probleme gemeinsam.

Folgendes Vorgehen ist hilfreich:

  • Danken Sie der Person für den bisherigen Fortschritt der Aufgabe.
  • Bestärken Sie sie oder ihn, so dass die Motivation weiterhin hoch bleibt.
  • Lösen Sie nicht jedes kleine Problem selbst, denn damit hebeln Sie Ihre Delegation aus. (Sie wollen ja das Selbstvertrauen der oder des Mitarbeitenden stärken, die Aufgabe beim nächsten Mal selbst zu lösen.)
  • Nehmen Sie die Aufgabe auf KEINEN Fall wieder zurück! Besprechen Sie besser gemeinsam die nächsten Schritte.

5. Halten Sie den Prozess nach

Im letzten Schritt kontrollieren Sie die Aufgabenerledigung hinsichtlich dreier Parameter.

Qualität, Vollständigkeit und Zeit.

Auch hier wieder ein paar Tipps für ein gutes Gespräch:

  • Erkennen Sie die Leistung der oder des Mitarbeitenden an.
  • Vermeiden Sie bei Fehlern unangemessene Kritik oder Schuldzuweisung, weil es ja immer eine Lernkurve gibt und Fehler einfach dazu gehören.
  • Besprechen Sie mögliche Optimierungspunkte.

Die Nachkontrolle ist eine tolle Möglichkeit, die Stärken und Entwicklungsfelder Ihrer Leute zu erkunden, um ihnen in Zukunft vielleicht noch größere Verantwortung zu übertragen.

Und Sie nutzen diese Erkenntnisse für die Förderung, Entwicklung oder Karriereplanung Ihrer Leute.

Fazit

Erfolgreich delegieren ist ein wertvolles Führungsinstrument – setzen Sie es gezielt ein und Sie werden selbst nie mehr unter Ihrer Arbeitslast zusammenbrechen und gleichzeitig sorgen Sie für die wichtige Entwicklung und Motivation Ihrer Leute.

Das ist schon wieder ein Baustein hin zu Ihrem Vorhaben, stressfrei als Führungskraft zu arbeiten.

Wenn Sie gezielter daran gehen wollen, empfehle ich Ihnen meinen Kurs „In 9 Wochen komplett entstresst“, der in den nächsten Wochen an den Start geht.

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Dieser Artikel ist der dritte Teil der  Serie „Stressfrei als Führungskraft“. Falls Sie noch nicht alle Beiträge zu dieser Serie gelesen haben, hier ein Überblick:

Stressfrei als Führungskraft

  1. Wie Sie zu einer stressfreien Führungskraft werden
  2. Stressfrei als Führungskraft II: Wie Sie Ihre Zeit managen
  3. Stressfrei als Führungskraft III: Erfolgreich delegieren
  4. Stressfrei als Führungskraft IV: Wie Sie Ihre Aufgaben geregelt kriegen
  5. Stressfrei als Führungskraft V: Wie Sie Nein sagen
  6. Stressfrei als Führungskraft VI: Wie Sie sich auf Ihre Führungsaufgaben besser konzentrieren

Und jetzt viel Spaß bei der Umsetzung und dem Ausprobieren meiner Tipps für Ihre Gelassenheit und Leistungsfähigkeit als Führungskraft.

Schreiben Sie mir auch gerne mal eine E-Mail!

Ihr

Stefan Brandt

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