Erfolgreich Delegieren: So gibst du Aufgaben ab, ohne die Kontrolle zu verlieren

In diesem Artikel zeige ich dir, warum viele Führungskräfte daran scheitern, Aufgaben abzugeben, und welche typischen Denkfehler dabei im Weg stehen. Es wird auf Ängste und Fehlannahmen eingegangen, wie „Niemand kann es besser als ich“ oder „Ich verliere die Kontrolle“, die erfolgreiches Delegieren verhindern. Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie Delegation richtig funktioniert, damit du als Führungskraft stressfrei arbeiten kannst und dein Team stärker und motivierter wird. 

Lesedauer: ca. 16 Minuten

Wenn du so wie die meisten Führungskräfte bist, tust du alles dafür, dir selbst so viel Arbeit und Verantwortung aufzuhalsen wie möglich.

Warum solltest du das tun?

Aufgrund einer fehlgeleiteten Führungsannahme.

„Wenn ich meinen Mitarbeitenden zu viel Eigenverantwortung übertrage, verliere ich die Kontrolle.

Wie stehe ich denn dann da?

Alle denken, ich kriege es nicht hin und will nur Arbeit loswerden.

Außerdem würde ich mich selbst überflüssig machen – dann könnten mir meine Leute sogar irgendwann den Rang ablaufen.“

So oder ähnlich sind die zugrunde liegenden Unsicherheiten, die dich davon abhalten, erfolgreich zu delegieren und damit Zeit für deinen Führungsjob freizuschaufeln.

Aufgaben zu delegieren bedeutet keineswegs, dass du inkompetent bist oder deinen Job nicht richtig machst.

Als Führungskraft genießt du bereits uneingeschränkte Autorität – schließlich bist du ja kraft deiner Position für die Ziele deines Bereiches und deren Umsetzung verantwortlich.

Entspanne dich also – niemand wird dir in den Rücken fallen, nur weil du deinen Job machst.

Am wenigsten deine Mitarbeitenden.

Lass uns jetzt gemeinsam einige Bedenken ausräumen, die dir im Weg stehen könnten, wenn du erfolgreich delegieren möchtest.

Fehlannahme 1: „Ich mache lieber alles selbst, weil ich motiviert und engagiert bin und so auch meine Karriere weiter vorantreibe.“

Ähhhh – nein.

Du wirst keine Karriere machen, wenn du dich weiter mit Aufgaben belastest, die eigentlich nicht mehr in deinem Verantwortungsbereich liegen.

Du wirst befördert, wenn du dich auf die strategischen Ziele konzentrierst und damit deine Abteilung und dein gesamtes Unternehmen voranbringst.

Im Artikel „Das Eisenhower-Prinzip: So findest du Zeit für deine Führungsaufgaben“ habe ich bereits über Prioritätensetzung und die sogenannten C-Prioritäten geschrieben.

Und genau diese Aufgaben können ab jetzt deine Mitarbeitenden erledigen.

So kannst du erfolgreich delegieren.

Mache dir klar: Du bist als Führungskraft kein Einzelkämpfer mehr.

Deine Rolle besteht jetzt darin, andere zu befähigen und dein Team so zu entwickeln, dass sie ebenfalls wachsen können.

Erfolgreich delegieren ist der Schlüssel, um dein Team aufzubauen und für die Zukunft vorzubereiten – für den Fall, dass du zu noch Höherem berufen wirst.

Fehlannahme 2: „Niemand kann das besser als ich!“

Diese Denkweise ist eine der häufigsten Blockaden für Führungskräfte, die sich schwer damit tun, Aufgaben erfolgreich zu delegieren.

Es ist verständlich, dass du denkst, niemand könne die Aufgabe so gut oder schnell erledigen wie du selbst – schließlich hast du jahrelange Erfahrung, kennst die Abläufe und hast bewiesen, dass du die Dinge im Griff hast.

Aber: Woher willst du das wirklich wissen, wenn du deinen Mitarbeitenden nicht die Chance gibst, verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen und zu zeigen, was sie können?

Ohne diese Möglichkeit wirst du nie erfahren, welches Potenzial in deinem Team steckt.

Viele Führungskräfte unterschätzen das Potenzial ihrer Mitarbeitenden und haben das Gefühl, es sei einfacher oder schneller, die Arbeit selbst zu machen.

Doch das ist ein großer Irrtum.

Wenn du deine Mitarbeitenden nicht in die Verantwortung nimmst, wird dein Team nie das volle Potenzial entfalten, das du brauchst, um erfolgreich zu delegieren.

Um herauszufinden, ob du bereit bist, Aufgaben abzugeben, empfehle ich dir meinen kostenlosen, praxisnahen Selbsttest.

Dieser Test hilft dir, deine Stärken und Schwächen in Bezug auf Delegation zu erkennen, damit du von Anfang an souverän in deiner Führungsrolle agierst und das Vertrauen deines Teams gewinnst.

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Erfolgreich delegieren und gute Führung bedeuten, Mitarbeitenden die Gelegenheit zu geben, sich zu beweisen, sich weiterzuentwickeln und ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

Indem du ihnen vertrauensvoll Aufgaben übergibst, schaffst du die Grundlage dafür, dass dein Team wächst und erfolgreich ist.

Dein Erfolg als Führungskraft bemisst sich nicht daran, wie viel du selbst erledigst, sondern daran, wie gut dein Team arbeitet und wie sehr es von dir lernen und sich entwickeln kann.

Das Ziel sollte also immer sein, dein Team zu fördern und ihnen die Chance zu geben, sich zu entfalten.

Auf diese Weise schaffst du nicht nur eine höhere Leistung, sondern auch eine stärkere Bindung und ein motiviertes Team, das bereit ist, Herausforderungen anzunehmen und gemeinsam mit dir den Erfolg zu erzielen.

Fehlannahme 3: „Der Abgabetermin naht! Ich mache es lieber schnell selbst.“

Wenn eine Deadline näher rückt und der Druck steigt, scheint es oft die einfachste und sicherste Lösung zu sein, die Aufgabe selbst zu erledigen.

Du kennst den Prozess, du weißt, was erwartet wird, und du kannst sicherstellen, dass alles in der richtigen Qualität und rechtzeitig geliefert wird.

Auf den ersten Blick mag das eine kluge Entscheidung sein – aber in Wirklichkeit kann dieser Ansatz langfristig mehr Schaden anrichten, als er nützt.

Warum ist es ein Problem, wenn du Aufgaben selbst übernimmst?

1.Du schwächst dein Team

Jedes Mal, wenn du in solchen Situationen die Aufgaben selbst machst, nimmst du deinem Team die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und aus der Erfahrung zu lernen.

Deine Mitarbeitenden brauchen die Chance, sich an Herausforderungen zu beweisen und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

Wenn du ihnen diese Möglichkeit verweigerst, weil du unter Zeitdruck stehst, verstärkst du das Gefühl, dass nur du in der Lage bist, schwierige Aufgaben zu bewältigen.

Das führt dazu, dass dein Team in Zukunft weniger Verantwortung übernehmen möchte oder darauf wartet, dass du selbst eingreifst.

Erfolgreich delegieren bedeutet, auch in stressigen Situationen das Vertrauen in dein Team zu behalten.

2.Du verpasst eine langfristige Investition

Natürlich erfordert es Zeit, deine Mitarbeitenden in bestimmte Aufgaben einzuarbeiten und sie auf ein Niveau zu bringen, auf dem sie diese Aufgaben selbstständig und in hoher Qualität erledigen können.

Doch genau das ist die langfristige Investition, die sich auszahlt.

Wenn du deine Zeit darauf verwendest, dein Team zu entwickeln, wirst du bei zukünftigen Deadlines entspannter sein, weil du weißt, dass deine Mitarbeitenden die Fähigkeiten haben, die Aufgaben zu übernehmen.

Kurzfristig mag es schneller sein, die Arbeit selbst zu machen, aber auf lange Sicht ist es wesentlich effektiver, Verantwortung abzugeben.

Erfolgreich delegieren schafft diese langfristige Entlastung.

3. Du riskierst Burnout

Indem du dich ständig selbst um jede Aufgabe kümmerst, setzt du dich selbst unter enormen Druck.

Du kannst dich nicht auf alles konzentrieren und wirst irgendwann an deine Grenzen stoßen.

Viele Führungskräfte, die alles selbst machen wollen, geraten in eine Überlastungsspirale.

Sie verlieren den Überblick über ihre eigentlichen Führungsaufgaben und sind ständig im operativen Tagesgeschäft gefangen.

Wenn du aber lernst, erfolgreich zu delegieren, kannst du dich auf die wirklich wichtigen strategischen Entscheidungen konzentrieren, statt dich in Details zu verlieren.

Das verringert deinen Stress und hilft dir, langfristig gesünder und effektiver zu arbeiten.

4. Du schaffst keine Selbstständigkeit im Team

Führungskräfte, die regelmäßig Aufgaben an sich reißen, wenn der Druck steigt, vermitteln ihrem Team, dass es ohne sie nicht geht.

Dies schwächt nicht nur das Vertrauen der Mitarbeitenden in ihre eigenen Fähigkeiten, sondern führt auch zu einer Abhängigkeit von dir als Führungskraft.

Das bedeutet, dass dein Team dich in jedem kritischen Moment brauchen wird, weil es sich nicht zutraut, eigenständig Lösungen zu finden.

Indem du die Aufgaben selbst machst, nimmst du ihnen die Chance, selbst Verantwortung zu übernehmen und ihre Kompetenzen zu entwickeln.

Erfolgreich delegieren stärkt die Unabhängigkeit und Eigenverantwortung deines Teams, was langfristig zu einer höheren Effizienz führt.

5. Kurzfristige Erfolge führen zu langfristigen Problemen

Auch wenn es kurzfristig so aussieht, als hättest du eine Krise abgewendet, schaffst du mit dieser Taktik ein langfristiges Problem.

Denn jedes Mal, wenn du selbst einspringst, verfestigst du das Muster, dass du immer eingreifen musst.

Dein Team wird sich darauf verlassen, dass du bei Druck die Führung übernimmst, und wird nicht lernen, eigenständig mit solchen Situationen umzugehen.

Damit verlängerst du deine eigene Überlastung und nimmst deinem Team die Chance, stärker und unabhängiger zu werden.

Erfolgreiches Delegieren ermöglicht es deinem Team, mit Stresssituationen umzugehen und sich weiterzuentwickeln, während du dich auf die großen Linien deiner Führungsarbeit konzentrieren kannst.

Der Preis des schnellen Handelns

Auch wenn es in manchen Situationen verlockend sein mag, die Aufgabe selbst zu erledigen, schaffst du dir langfristig nur Probleme.

Du nimmst deinem Team die Chance, zu wachsen, und dir selbst die Möglichkeit, dich auf deine eigentlichen Führungsaufgaben zu konzentrieren.

Erfolgreich delegieren bedeutet, auch in stressigen Situationen den Mut zu haben, Verantwortung abzugeben und deinem Team das Vertrauen zu schenken, dass sie die Aufgabe bewältigen können.

Langfristig wirst du dadurch nicht nur deinen eigenen Stress reduzieren, sondern auch ein stärkeres, selbstbewussteres und leistungsfähigeres Team aufbauen.

Zwischenfazit: Der Nutzen der Delegation

Zwischenfazit: Der Nutzen der Delegation

Du solltest so oft wie möglich Aufgaben und Verantwortungsbereiche erfolgreich delegieren, denn es hilft dir dabei:

• deine eigene Arbeitslast und deinen Stress zu reduzieren,
• die Führungskompetenzen deiner Mitarbeitenden zu entwickeln, damit sie mehr Verantwortung übernehmen können,
• die Produktivität deiner Abteilung und Organisation zu steigern.

Eine Studie von Gallup aus dem Jahr 2014 zeigt deutlich, dass Führungskräfte mit hoher Delegationskompetenz signifikant erfolgreicher sind.

Diese Führungskräfte erzielten eine um 112 Prozentpunkte höhere Wachstumsrate und 33% mehr Umsatz als diejenigen mit geringeren Delegationsfähigkeiten.

Sie schufen außerdem 21 neue Arbeitsplätze im Vergleich zu 17 bei Führungskräften mit weniger Delegationskompetenz.

Erfolgreiches Delegieren trägt also nicht nur zur eigenen Entlastung bei, sondern fördert auch das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens.1

Praktisches Beispiel für erfolgreiche Delegation

Lisa hatte ich bei mir im Coaching.

Sie arbeitet in der Marketingabteilung eines großen Unternehmens.

Zu Beginn ihrer Führungsrolle übernahm sie die meisten Aufgaben selbst, weil sie glaubte, dass sie die Arbeit schneller und besser erledigen könne.

Doch mit der Zeit bemerkte sie, dass sie immer gestresster wurde und kaum noch Zeit für strategische Aufgaben hatte.

Nach unserem Coaching entschloss sie sich, mehr Aufgaben zu delegieren.

Zunächst zögerte sie, weil sie befürchtete, dass ihre Mitarbeitenden nicht die gleiche Qualität liefern könnten.

Doch sie beschloss, klein anzufangen.

Sie delegierte eine wiederkehrende Aufgabe, die Erstellung des monatlichen Marketingberichts, an eine ihrer Mitarbeiterinnen, die Interesse an analytischen Aufgaben zeigte.

Lisa stellte sicher, dass sie klare Erwartungen kommunizierte und regelmäßig Feedback gab.

Nach einigen Wochen war die Mitarbeiterin in der Lage, den Bericht selbstständig und in hoher Qualität zu erstellen.

Lisa gewann dadurch nicht nur mehr Zeit für strategische Projekte, sondern sah auch, wie ihre Mitarbeiterin neue Fähigkeiten entwickelte und mehr Verantwortung übernahm.

Durch erfolgreiches Delegieren konnte Lisa ihren eigenen Stress reduzieren und gleichzeitig das Potenzial ihres Teams fördern. Ihr Beispiel zeigt, dass Vertrauen, klare Kommunikation und regelmäßiges Feedback der Schlüssel zum Erfolg sind.

Erkenne auch du deine Stärken und Schwächen in der Delegation und arbeite daran, ein starkes Team aufzubauen.

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Erfolgreich delegieren – wie geht das?

Es sind 5 einfache Schritte bis zur gelungenen Delegation:

1. Identifiziere die zu delegierende Aufgabe
2. Identifiziere die richtige Person
3. Delegiere die Aufgabe
4. Verfolge den Fortschritt
5. Halte den Prozess nach

Wir gehen jetzt jeden Punkt im Detail durch.

1. Identifiziere die zu delegierende Aufgabe

Der erste Schritt beim erfolgreichen Delegieren ist die Entscheidung, welche Aufgaben an dein Team übergeben werden sollen.

Es gibt im Wesentlichen zwei Arten von Aufgaben, die delegierbar sind:

1. Wiederkehrende Aufgaben mit niedrigem Verantwortungsgrad: Diese Aufgaben sind Routinearbeiten, die keine besonderen Kompetenzen erfordern und immer wieder anfallen. Beispiele hierfür könnten das Erstellen einfacher Berichte, das Verwalten von Kalendereinträgen oder das Einholen von Informationen sein. Sie können einmal gezeigt und dann regelmäßig von deinen Mitarbeitenden erledigt werden, ohne dass du dich weiterhin darum kümmern musst.
2. Aufgaben in der Schnittmenge zwischen dir und deinem Team: Es gibt bestimmte Aufgaben, die theoretisch sowohl von dir als Führungskraft als auch von einem Mitglied deines Teams erledigt werden könnten. Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die fachliches Know-how erfordern, aber nicht zwingend durch dich als Führungskraft erledigt werden müssen. Ein Beispiel könnte die Moderation eines Meetings oder die Teilnahme an einem bereichsübergreifenden Projekt sein. Hier geht es darum, zu erkennen, welche dieser Aufgaben sinnvoll delegiert werden können, um deine Kapazitäten für strategischere Tätigkeiten freizuhalten.

Eine wichtige Regel ist, keine Aufgaben zu delegieren, die vertraulich oder persönlich sensibel sind, wie Mitarbeitergespräche, Leistungsbewertungen oder die Bearbeitung von personenbezogenen Daten.

2. Identifiziere die richtige Person

Nachdem du die zu delegierende Aufgabe ausgewählt hast, ist der nächste Schritt, die passende Person für die Aufgabe zu finden. Dabei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

• Stärken und Fähigkeiten: Wer in deinem Team hat die notwendigen Kompetenzen oder kann sich diese aneignen? Vielleicht gibt es jemanden, der bereits Erfahrung in dem Aufgabenbereich hat oder sich in diesem Bereich weiterentwickeln möchte.
• Entwicklungswünsche: Mitarbeitende, die Ambitionen haben und sich weiterentwickeln möchten, sind oft ideal für verantwortungsvolle Aufgaben. Achte darauf, ob jemand in deinem Team Interesse daran gezeigt hat, mehr Verantwortung zu übernehmen.
• Zeitressourcen: Achte darauf, wie stark die ausgewählte Person bereits eingebunden ist. Hat sie genügend freie Kapazitäten, um die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit zu erledigen? Wenn jemand bereits am Limit arbeitet, könnte es schwierig sein, eine weitere Aufgabe erfolgreich zu bewältigen.

Durch eine gute Auswahl stellst du sicher, dass die Aufgabe nicht nur erfolgreich erledigt wird, sondern auch die richtige Person zur Weiterentwicklung beiträgt.

3. Delegiere die Aufgabe

Der dritte Schritt ist die eigentliche Übergabe der Aufgabe. Hier solltest du folgende Punkte klären:

• Meilensteine und Fristen: Setze klare Etappenziele und eine Endfrist, damit dein Teammitglied weiß, bis wann was erledigt sein muss. So bleibt die Arbeit überschaubar und gut planbar.
• Vollmachten und Ressourcen: Dein Mitarbeitender benötigt vielleicht bestimmte Befugnisse oder Zugang zu Tools und Ressourcen, um die Aufgabe erfolgreich zu bewältigen. Sorge dafür, dass sie oder er alles hat, was dafür notwendig ist.
• Erwartungen klären: Besprich ausführlich, wie das Endergebnis aussehen soll. Welche Qualitätsstandards müssen erfüllt werden? Was genau willst du am Ende sehen? Kläre, nach welchen Kriterien du die Arbeit bewerten wirst, damit es später keine Missverständnisse gibt.

Sorge dafür, dass die Aufgabe klar und präzise formuliert ist, und fasse am besten das Gespräch in einer kurzen E-Mail zusammen, damit beide Seiten eine schriftliche Referenz haben.

4. Verfolge den Fortschritt

Es ist wichtig, den Fortschritt der delegierten Aufgabe im Auge zu behalten, insbesondere bei komplexeren oder neuen Aufgaben. Hierbei kannst du je nach Erfahrung der Person unterschiedlich vorgehen:

• Regelmäßige Updates: Wenn es sich um eine anspruchsvolle oder zeitintensive Aufgabe handelt, vereinbare regelmäßige Check-ins, um zu sehen, ob alles nach Plan läuft und um bei Bedarf Unterstützung anzubieten.
• Motivation aufrechterhalten: Gib deinem Mitarbeitenden Feedback, indem du die bisherige Arbeit wertschätzt. Zeige, dass du den Fortschritt siehst und anerkennst.
• Probleme gemeinsam lösen: Wenn Schwierigkeiten auftreten, hilf der Person dabei, Lösungen zu finden, ohne sofort selbst die Verantwortung zu übernehmen. Ziel ist es, das Vertrauen und die Kompetenz des Mitarbeitenden zu stärken.

Vermeide es, die Aufgabe wieder an dich zu reißen, sobald Probleme auftauchen. Das würde deine Delegation untergraben und den Lernprozess des Mitarbeitenden blockieren.

5. Halte den Prozess nach

Nachdem die Aufgabe erledigt ist, kommt der wichtige letzte Schritt: die Nachbesprechung und Nachkontrolle. Hier solltest du drei Hauptaspekte bewerten:

• Qualität: Wurde die Arbeit entsprechend deinen Erwartungen und Anforderungen erledigt?
• Vollständigkeit: Wurde alles geliefert, was im Rahmen der Aufgabe erforderlich war?
• Zeit: Wurde die Aufgabe im vereinbarten Zeitraum abgeschlossen?

Hier ein paar Tipps für die Nachbesprechung:

• Anerkennung der Leistung: Anerkenne die Leistung deines Mitarbeitenden und zeige, dass du ihre oder seine Arbeit schätzt.
• Fehler als Lernchance nutzen: Sollte es zu Fehlern oder Missverständnissen gekommen sein, vermeide unangemessene Kritik. Besprecht gemeinsam, was optimiert werden kann, damit solche Probleme in Zukunft vermieden werden.
• Zukunftsperspektiven aufzeigen: Nutze diese Gelegenheit, um die Stärken und Entwicklungsfelder der Person zu reflektieren und darüber nachzudenken, wie du sie in Zukunft noch besser fördern kannst.

Diese Nachbesprechung gibt dir wertvolle Einblicke in die Fähigkeiten deiner Mitarbeitenden und ermöglicht es dir, in Zukunft Aufgaben noch besser zu delegieren.

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Fazit

Erfolgreiche Delegieren ist ein wertvolles Führungsinstrument.

Nutze es gezielt, um nicht unter deiner Arbeitslast zusammenzubrechen und gleichzeitig die Entwicklung und Motivation deiner Mitarbeitenden zu fördern.

Das ist ein weiterer Schritt auf dem Weg, stressfrei als Führungskraft zu arbeiten.

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Stressfrei als Führungskraft

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Quellenangaben

1. Badal, Sangeeta Bharadway & Ott, Bryant (14.04.2015): Delegating: A Huge Management Challenge for Entrepreneurs [Internet], in news.gallup.com, https://news.gallup.com/businessjournal/182414/delegating-huge-management-challenge-entrepreneurs.aspx, letzter Zugriff: 26.09.24