Permanente Arbeitsüberlastung kann nicht nur zu chronischem Stress und Unzufriedenheit führen, sondern Ihnen auch die Zeit nehmen, die für kraftspendende Tätigkeiten zur Verfügung steht. Wo bleibt Ihre Zeit? Wie versuchen Sie Ihre Zeitprobleme in den Griff zu bekommen? Wie können Sie Ihre Zeit managen? Wie schaffen Sie es, den Überblick zu bekommen?

Diese Fragen beantworte ich Ihnen in diesem Artikel. Er ist Teil einer Serie zum Thema „Stressfrei als Führungskraft“ – lesen Sie auch den ersten Teil „Wie Sie zur stressfreien Führungskraft werden“. Weiter unten in diesem Beitrag finden Sie auch eine Übersicht zu allen Teilen dieser Serie.

Lesedauer: ca. 7 Minuten

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Die Uhr tickt

Ihre Chefin oder Ihr Chef ruft Sie noch mal und halst Ihnen eine Arbeit auf, die unbedingt heute noch erledigt werden muss.

Kein Verhandeln möglich!

Und Ihre To-do-Liste wird immer länger.

Irgendwie gerät alles außer Kontrolle.

Sie fangen an, sich überfordert zu fühlen und baldige Hilfe ist nicht in Sicht.

So beschließen Sie, seufzend im Büro zu bleiben und Überstunden zu machen, um all die Arbeitslast irgendwie in den Griff zu bekommen.

Klar – ab und zu ist so ein ultra-hektischer Arbeitstag wie der beschriebene auf der Tagesordnung.

Das wird Sie immer mal ereilen.

Aber wenn es zur Routine wird und gefühlt jeder Tag so ist, dann sind Sie in ernsthaften Schwierigkeiten.

Wenn Sie die Arbeitsbelastung nicht richtig handhaben und Ihre Zeit managen, kann das nicht nur zu chronischem Stress führen, sondern Sie nehmen sich auch Ihre persönliche Freizeit, die Sie für Sport, Hobbies, die Partnerschaft, die Familie und Freunde vorgesehen haben.

Gerade diese Wirkfaktoren sind für die Aufrechterhaltung Ihrer Spitzenleistung und für ein gesundes und ausgeglichenes Leben von entscheidender Bedeutung.

Die täglich auf Sie einströmende Arbeitslast zu bändigen, indem Sie Ihre Zeit managen, ist eine entscheidende Fähigkeit, die Sie lernen dürfen

Menschen, die ihre Arbeitslast nicht effektiv bewältigen, fallen normalerweise in eine der folgenden Kategorien – schauen Sie doch mal, was da auf Sie zutrifft!

• Sie arbeiten hart, dabei gehen Sie aber nicht unbedingt schlau vor. Sie erledigen viele Aufgaben, aber nicht unbedingt die richtigen, weil Sie die Arbeit nicht priorisieren.
• Sie managen Ihre Zeit, organisieren und priorisieren Ihre Arbeit. Allerdings schaffen Sie es nicht, irgendeine Aufgabe davon wirklich abzuarbeiten, weil Sie sich nicht auf eine Aufgabe konzentrieren können. Mit der Aufmerksamkeitsspanne eines Goldfischs leiden sie an etwas, das Aufmerksamkeitsdefizitsyndrom genannt wird.
• Sie schieben alle Arbeiten bis zur letzten Minute auf. Stichwort: Prokrastination.
• Sie halsen sich unnötige Arbeiten auf und belasten sich zusätzlich, weil sie es nicht schaffen oder nicht gewillt sind, einen Teil Ihrer Arbeitsbelastung Mitarbeitenden weiterzugeben. Sie können nicht delegieren (oder wollen es nicht).
• Sie versuchen, mehr abzubeißen, als sie kauen können. Dabei belasten sich, indem sie mehr und mehr Arbeit übernehmen, weil sie (a) fälschlicherweise glauben „das kriege ich auch noch irgendwie hin“, und damit Ihre Belastbarkeit falsch einschätzen. Oder (b) es nicht schaffen, „Nein“ zu sagen und Aufgaben abzulehnen, obwohl sie schon wissen, dass Sie diese realistischerweise nicht erledigt bekommen, weil sie schon so viel anderes auf der Agenda haben.
• Sie sind stolz darauf, multitaskingfähig zu sein und fühlen sich dabei leistungsfähig. Aber die Wahrheit ist, dass sie mehr Zeit verlieren als sie gewinnen, wenn sie Ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Projekte gleichzeitig verteilen.

Wenn Sie alle Ihre Arbeitsaufgaben wirklich bewältigen wollen, dürfen Sie an Ihrer Fähigkeit arbeiten, Ihre Zeit, Aufmerksamkeit und Energie optimal zu nutzen.

Der erste Schritt ist, zu erkunden, wo Ihre Zeit bleibt

Viele landen schnell bei der Schlussfolgerung: „Ich habe einfach nie genug Zeit für mich.“

Meistens verlieren Menschen jedoch bewusst oder unbewusst ihre produktive Zeit durch unangemessene Gewohnheiten.

Eine ganz einfache Übung hilft Ihnen dabei, einzuschätzen, ob Sie Ihre Zeit managen und effektiv nutzen. Und ob Ihre Einschätzung stimmt, dass Sie tatsächlich zu wenig Zeit für all Ihre Aufgaben haben: Protokollieren Sie Ihre Zeit!

Wenn Sie das machen, gehen Sie wie ein Controller vor, und Sie schauen, wie Sie Ihre Zeit an einem typischen Arbeitstag verbringen und nutzen.

So bekommen Sie ein genaues Bild Ihrer aktuellen Zeitgewohnheiten und finden heraus, ob Sie Ihre Zeit managen und wirklich optimal nutzen.

Keine Sorge – Sie brauchen das nicht ständig zu machen!

Machen Sie das mindestens zwei Tage am Stück – am besten für eine Woche.

Und auch wenn Sie jetzt schon glauben, Ihre Zeit eigentlich ganz gut im Griff zu haben, machen Sie es trotzdem.

Sie werden von den Ergebnissen überrascht sein!

Wie Sie Ihre Zeit protokollieren

Das ist ganz einfach, wenn Sie einige einfache Regeln berücksichtigen.

Dazu nehmen Sie einfach ein sogenanntes Minutenprotokoll. Auf meiner Webseite habe ich eine Vorlage, die Sie sich HIER einfach herunterladen können.

Füllen Sie das Protokoll jede halbe Stunde oder jede Stunde aus. Das Intervall, in dem Sie das Protokoll ausfüllen, liegt bei Ihnen – je kleinteiliger Ihre Arbeitsschritte, desto kürzer der Zeitabstand.

Stellen Sie sicher, dass Sie JEDE Aktivität protokollieren, egal wie klein oder unbedeutend sie Ihnen erscheinen mag.

Alles, was Sie bei der Arbeit tun, nehmen Sie in das Protokoll auf.

Wenn Sie sich 15 Minuten lang mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitenden rund um die Kaffeemaschine entspannt oder einfach geplaudert haben, schreiben Sie das auf. Seien Sie bei Ihren Eingaben ehrlich zu sich selbst!

Für optimale Ergebnisse führen Sie das Protokoll täglich eine Woche lang.

Analyse und Bewertung Ihres Protokolls

Am Ende der Woche sollten Sie Ihr Zeitprotokoll gründlich analysieren und Ihre Zeitgewohnheiten überprüfen.

Beantworten Sie die folgenden Fragen:

• Verbringen Sie Ihre Zeit so, wie Sie es sich vorgenommen und geplant hatten?
• Wie viel Prozent der Aktivitäten verliefen wie geplant?
• Was sind die maßgeblichen Unterbrechungen während eines typischen Arbeitstages?
• Welche Menschen lenken Sie am meisten ab?
• Was sind die wichtigsten Zeitdiebe (Facebook, unproduktive Meetings, E-Mails, ergebnislose Gespräche)?
• Verbringen Sie viel mehr Zeit damit, sich zu entspannen und zu plaudern, als Sie wirklich brauchen?
• Verbringen Sie Ihre meiste Zeit mit Feuerwehreinsätzen oder mit wichtigen Aktivitäten, die Ihrem beruflichen Vorankommen dienen?
• Haben Sie das Gefühl sie agieren, oder reagieren Sie nur?

Nachdem Sie eine Antwort auf die oben genannten Fragen gefunden haben, werden Sie leere, unproduktive Zeiten erkennen und können Maßnahmen ergreifen, um die Zeitdiebe zu eliminieren und neue Gewohnheiten zu entwickeln.

Dann werden Sie Ihre Zeit managen und nie mehr den Eindruck haben, sie hätten zu wenig Zeit.

Wie ich schon sagte, geht es darum, Gewohnheiten zu verändern.

Das ist nicht leicht.

Deshalb empfehle ich Ihnen meinen Kurs In 9 Wochen komplett entstresst.

Die Übung mit dem Protokollieren habe ich schon mal daraus entnommen und wir werden im Kurs noch mal genauer darauf eingehen.

Ich zeige Ihnen im Kurs:

• Wie Sie sich von gesundheitsschädlichem und zermürbendem Stress befreien und so zu neuer Energie und Wohlbefinden gelangen.
• Was Sie tun müssen, wenn Sie das Gefühl haben, dass Stress zu einer Art Dauerzustand geworden ist und Sie einfach nicht mehr richtig „runterkommen und abschalten“ können.
• Wie Sie Ihren Stresslevel spürbar senken und so ein stressfreies Leben führen.
• Wie Sie sich von Stress befreien, der Ihnen Ihre kostbare Energie raubt und dazu führt, dass Sie sich müde und unkonzentriert fühlen.

Dieser Artikel ist der zweite Teil der  Serie „Stressfrei als Führungskraft“. Falls Sie noch nicht alle Beiträge zu dieser Serie gelesen haben, hier ein Überblick:

Stressfrei als Führungskraft

1. Wie Sie zu einer stressfreien Führungskraft werden
2. Stressfrei als Führungskraft II: Wie Sie Ihre Zeit managen
3. Stressfrei als Führungskraft III: Erfolgreich delegieren
4. Stressfrei als Führungskraft IV: Wie Sie Ihre Aufgaben geregelt kriegen
5. Stressfrei als Führungskraft V: Wie Sie Nein sagen
6. Stressfrei als Führungskraft VI: Wie Sie sich auf Ihre Führungsaufgaben besser konzentrieren
7. Stressfrei als Führungskraft VII: Wie Sie gut schlafen als Führungskraft
8. Stressfrei als Führungskraft VIII: Welche Fähigkeit lässt Sie jede Führungssituation gelassen meistern

Und jetzt viel Spaß bei der Umsetzung und dem Ausprobieren meiner Tipps für Ihre Gelassenheit und Leistungsfähigkeit als Führungskraft.

Schreiben Sie mir auch gerne mal eine E-Mail!

Ihr

Stefan Brandt