Wie Sie mit der Pomodoro-Technik Ihre Führungsaufgaben produktiv, zielgerichtet und vor allem entspannt abarbeiten, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.

In einem vorangegangenen Artikel habe ich Ihnen ja mit dem Eisenhower-Prinzip schon eine wunderbare Methode vorgestellt, wie sie Ihre Zeit priorisieren und steuern, um Freiräume für Ihre wichtigen (aber nicht dringenden) Führungsaufgaben zu finden (oder besser: zu nehmen!).

Gerade diese Aufgaben sind meistens langwierig und sie werden nicht von schnellen Erfolgserlebnissen begleitet: Das Konzept zur langfristigen Aufstellung der Abteilung; die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs; die Nachbereitung von wichtigen Besprechungen.

Toll, wenn jetzt eine andere Aufgabe in den Weg gerät, die mehr Spaß macht und vielleicht schnellere Erfolgserlebnisse bringt.

Leider bringt Sie das langfristig nicht weiter.

Deshalb: Wie gehen Sie an Aufgaben heran, die Sie wirklich bearbeiten wollen? Wie arbeiten Sie diese produktiv und zielgerichtet ab?

Der Italiener Francesco Cirillo entwickelte während seines Studiums eine hilfreiche Methode, wie er genau diese Aufgaben anging. Er vertrödelte zu viel Zeit und beschäftigte sich mit allem anderen scheinbar dringlicheren Aufgaben – nur nicht mit seinen Studieninhalten.

Um das zu ändern, fasste er den Entschluss, 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. So lange kann man sich gut konzentrieren und die Zeit ist ausreichend, effizient an der Aufgabe zu arbeiten.

Nach dieser Zeit machte er eine kurze Pause und arbeitete dann weiter.

Und um die Zeit zu stoppen, nutzte er seine tomatenförmigen Küchenuhr – daher der merkwürdige Name „Pomodoro-Technik“ (Tomate = Italienisch Pomodoro).

So setzen Sie die Pomodoro-Technik um

Die Technik ist wirklich einfach: 25-minütige Phasen der konzentrierten Arbeit an einer bestimmten Aufgabe wechseln sich mit mehr oder weniger langen Pausen ab.

Sie brauchen nur Zettel und Stift, um Aufgaben notieren zu können, und einen klassischen Küchenwecker zum Aufziehen wie die namensgebende Tomate. Aber auch für Desktop und Smartphone gibt es eine Reihe von Lösungen.

Ein Aufgaben-Bearbeitungszyklus, Pomodoro genannt, umfasst die Schritte

1. Aufgabe auswählen.
2. Wecker auf 25 Minuten stellen.
3. Aufgabe bis zum Klingeln konzentriert bearbeiten.
4. Wenn der Wecker klingelt, die erledigte Aufgabe von der To-do-Liste abhaken.
5. Drei bis fünf Minuten Pause machen.
6. Punkte 2 bis 5 wiederholen.
7. Nach dem vierten Durchgang 20 bis 30 Minuten Pause machen.

Dadurch entsteht folgender Ablauf:

Pomodoro 1
5 Minuten Pause
Pomodoro 2
5 Minuten Pause
Pomodoro 3
5 Minuten Pause
Pomodoro 4
30 Minuten Pause

Für einen kompletten Pomodoro-Zyklus werden also 2:25 Stunden gebraucht.

25 Minuten konzentriert am Stück arbeiten?

Ich höre Sie schon stöhnen „25 Minuten? Das ist unmöglich! Woher soll ich denn diese Zeit nehmen? Ständig steht ein Mitarbeiter in der Tür mit Fragen, das Telefon klingelt ständig und andere dringende Probleme muss ich klären.“

Und manchmal sind wir es mit unseren Ideen und spontanen Gedanken auch selbst, die wir vom konzentrierten Arbeiten abhalten: Wir springen von Thema zu Thema und bleiben nicht bei der Sache.

Dauert eine Aufgabe länger als 25 Minuten, brechen Sie sie in kleinere Untereinheiten herunter. (Wie isst man einen Elefanten? In kleinen Stücken.)

Nimmt eine Aufgabe keine 25 Minuten in Anspruch, etwa ein Telefonanruf, werden mehrere Punkte in einem Pomodoro gebündelt.

So gehen Sie mit Unterbrechungen um

Nehmen Sie sich und Ihre Aufgabe wichtig. Sie hat jetzt höchste Priorität. Haben Sie sich entschlossen, eine Aufgabe mit der Pomodoro-Technik anzugehen, stellen Sie die Störung hinten an. Nehmen Sie kurz das Anliegen auf und nennen Sie einen Zeitpunkt, zu dem Sie sich zurückmelden. Sicher können die meisten Unterbrechungen spätestens bis zur nächsten kleinen Pause im Pomodoro-Zyklus warten.

Das sind ja maximal 25 Minuten.

Damit Sie sich von eigenen spontanen Ideen und Impulsen nicht ablenken lassen, legen Sie sich Papier und Stift bereit. Schreiben Sie ablenkende Gedanken auf und planen Sie sie eventuell in der nächsten kleinen Pause in Ihre Aufgabenliste.

Grundsätzlich gilt:

• Schließen Sie Ihre Bürotür.
• Leiten Sie Ihr Telefon um (auf die Mailbox oder eine/n Kolleg/in – Sie können sich später revanchieren, indem Sie das Telefon später übernehmen).
• Beenden Sie Ihre E-Mail Software oder stellen Sie wenigstens die Desktop-Benachrichtigung für neue E-Mails aus.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, dass Sie nicht gestört werden wollen.
• Und – zumindest für das Großraumbüro ein absolutes Must-Have – nutzen Sie einen Kopfhörer. Denn Musik und Hintergrundgeräusche sind doppelt effektiv. Sie helfen Ihnen nicht nur, Umgebungsgeräusche auszublenden, sondern steigern auch noch Konzentration und Motivation.

Wie Sie mit den Pausen umgehen

Wenn Sie erst mal ins Arbeiten kommen, finden Sie sicher schnell Spaß daran.

Halten Sie Ihre Pausen nach 25 Minuten allerdings unbedingt ein, auch wenn die Versuchung weiterzuarbeiten groß ist.

Diese Pause ist notwendig, um für die nächste Zeit wach und frisch zu bleiben.

Schreiben Sie sich kurz auf, welche nächsten Schritte anstehen, damit Sie nach der Pause gut weiter arbeiten können.

Pausen sind Pausen: Erholen Sie sich; lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf; holen Sie sich einen Kaffee… Versuchen Sie, in dieser Zeit keine anderen Arbeiten zu beginnen (es sei denn, Sie haben es einem „Störer“ zugesagt (siehe oben).

Stellen Sie sich auch in den Pausen den Wecker, damit es bei der geplanten Pausenzeit bleibt.

Wenn Sie einen Küchenweckers old-school finden und eine digitale Lösung bevorzugen probieren Sie doch mal folgende Möglichkeiten:

• Mit Flat Pomodoro gibt es einen richtig schicken Pomodoro-Timer. IPhone-Nutzer sollten einen Blick riskieren.
• Focus 10: Pomodoro-Timer für Windows Phone
• Mit TomatoTimer gibt es einen Pomodoro-Timer in Form einer Web-App. Mit Strict Workflow gibt es auch eine Chrome-Erweiterung, die nicht nur als Timer fungiert, sondern auch den Zugriff auf Webseiten außerhalb der Pausen verhindert.
• Oder schauen Sie mal bei Youtube: Dort finden Sie mehrere Videos für Stunden konzentriertes Arbeiten.

Fazit

Die Pomodoro-Technik ist….

• einfach: Sie brauchen nur Timer, Zettel, Stift.
• kraftsparend: Regelmäßige Pausen erhalten Ihre Energie.
• motivierend: Sie belohnen sich durch die Pausen. Erledigte Aufgaben haken Sie ab. Chacka!
• disziplinierend: Kompakte 25-Minuten-Intervalle halten vom Trödeln ab.
• Produktivität steigernd: Durch konzentriertes abarbeiten schaffen Sie mehr.

Wenn Sie mit der Pomodoro-Technik arbeiten, werden Sie sich im Laufe der Zeit immer besser Konzentrieren können und effizienter und effektiver arbeiten. Probieren Sie es einfach mal aus.

Mein Tipp: Nehmen Sie sich einmal pro Woche einen Freiraum von 2,5 Stunden.

Das schaffen Sie!

In dieser Zeit bearbeiten Sie konsequent Ihre wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben mit der Pomodoro-Technik.

Haben Sie andere Methoden, um Ihre B-Prioritäten zu bearbeiten? Ich freue mich über Ihre Rückmeldung!

Viele Grüße aus Hamburg

Ihr Stefan Brandt