Zeitmanagement: So organisierst du deinen Tag als Führungskraft besser

Heute beantworte ich ein paar Fragen von Frank zum Thema Zeitmanagement verbessern. Er schrieb mir auf meinen Podcast „Wie Sie Ihre Zeit managen“ hin, wie er das Ganze auf seine Arbeitssituation herunterbrechen kann – Frank ist natürlich nicht sein richtiger Name. Und zu diesem Beitrag hat er einige Fragen.

Lesedauer: ca. 10 Minuten

Warum ist Zeitmanagement für Führungskräfte so wichtig?

Viele Führungskräfte kennen das Problem: Der Tag hat scheinbar zu wenig Stunden, und die To-Do-Liste wächst stetig weiter.

Aufgaben, Termine und spontane Meetings machen es schwer, den Überblick zu behalten.

Der durchschnittliche Arbeitstag einer Führungskraft hat rund zehn Stunden.

Besonders viel Zeit kosten Führungskräften Meetings (etwa 1¾ Stunden) und Führungsaufgaben (etwa 1¼ Stunden), gefolgt von Telefonaten und E-Mails, für die durchschnittlich je eine Stunde aufgewendet wird. [1]

Besonders neue Führungskräfte stehen oft vor der Herausforderung, ihre Zeit effizient einzuteilen, ohne dabei ins Chaos zu geraten. Gutes Zeitmanagement ist daher entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein und den Stresslevel im Griff zu behalten.

Aber wie gelingt dir Zeitmanagement in einem hektischen Führungsalltag?

In diesem Artikel möchte ich dir wertvolle Tipps und konkrete Methoden vorstellen, um dein Zeitmanagement nachhaltig zu verbessern.

Die psychologischen Auswirkungen von schlechtem Zeitmanagement

Schlechtes Zeitmanagement ist nicht nur ein organisatorisches Problem – es hat auch erhebliche psychologische Auswirkungen.

Für Führungskräfte kann es extrem belastend sein, ständig in einem Zustand des Zeitdrucks und der Überforderung zu arbeiten.

Der tägliche Kampf, alle Aufgaben unter einen Hut zu bringen, führt oft zu Frustration und dem Gefühl, die Kontrolle zu verlieren.

Aber die Folgen sind weitreichender.

Frustration und Selbstzweifel

Führungskräfte, die immer wieder gegen Zeitprobleme ankämpfen, geraten schnell in eine Negativspirale.

Wenn du ständig das Gefühl hast, nie alles Wichtige erledigen zu können, nagt das an deinem Selbstwertgefühl.

Du beginnst, an deinen Fähigkeiten als Führungskraft zu zweifeln und fragst dich, warum es anderen scheinbar mühelos gelingt, ihren Tag zu strukturieren, während du selbst immer nur hinterherhechelst.

Diese Frustration kann sich negativ auf deine Motivation auswirken: Wenn du das Gefühl hast, dass alle Anstrengungen ins Leere laufen, fällt es zunehmend schwer, dich für neue Aufgaben zu begeistern.

Mit der Zeit kann sich das in einem „Warum mache ich das überhaupt noch?“ niederschlagen.

Die Freude an der Arbeit geht verloren, und aus innerer Motivation wird innerer Druck.

Erhöhtes Risiko für Burnout

Schlechtes Zeitmanagement erhöht das Risiko für Überlastung und Burnout erheblich.

Die ständige Hetze, verpasste Deadlines und das Gefühl, nichts richtig zu machen, führen zu einem permanenten Zustand innerer Anspannung.

Anstatt sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, springst du von einer dringenden Aufgabe zur nächsten und hast nie das Gefühl, wirklich voranzukommen.

Besonders gefährlich wird es, wenn dieser Zustand zur Norm wird.

Führungskräfte, die sich nicht die Zeit nehmen, regelmäßig innezuhalten und zu reflektieren, sind langfristig besonders gefährdet.

Der Übergang von Stress zu einem Burnout passiert schleichend – was als gelegentliche Erschöpfung beginnt, kann sich schnell zu einem chronischen Zustand entwickeln.

Und das wäre fatal, denn Burnout beeinträchtigt nicht nur dich als Führungskraft, sondern auch dein Team und die gesamte Organisation.

Wenn du ausfällst, fehlen deinem Team eine klare Führung und ein Ankerpunkt.

Die Unsicherheit steigt, Konflikte häufen sich, und die Motivation im Team sinkt.

Schlechtes Zeitmanagement ist daher nicht nur ein individuelles Problem, sondern ein Risiko für das gesamte Unternehmen.

Negative Auswirkungen auf die Teamdynamik

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Wirkung auf dein Team.

Führungskräfte, die ihre Zeit nicht im Griff haben, strahlen Unruhe und Unsicherheit aus.

Diese Haltung überträgt sich schnell auf die Mitarbeiter: Wenn du immer in Eile bist, oft gestresst wirkst und ständig zwischen Aufgaben hin- und herwechselst, nimmt dein Team diese Anspannung auf.

Das Ergebnis?

Missverständnisse, verpasste Informationen und steigende Fehlerquoten.

Aber es geht noch weiter: Deine Mitarbeiter verlieren das Vertrauen in dich als Führungskraft.

Wenn du ständig Termine verpasst, Zusagen nicht einhältst oder in Meetings unvorbereitet wirkst, sinkt deine Glaubwürdigkeit.

Dein Team nimmt dich nicht mehr als zuverlässige Führungsperson wahr, und die Autorität als Führungskraft wird untergraben.

Zeitmanagement ist eine Frage der Selbstorganisation – aber es ist auch eine Frage der Führungskompetenz.

Ein schlechtes Zeitmanagement hat immer eine negative Wirkung auf das Team.

Die Unzufriedenheit steigt, und die Mitarbeiter fühlen sich unzureichend geführt. Konflikte sind vorprogrammiert, und die Teameffizienz leidet massiv.

Was kannst du tun?

Führungskräfte sollten die psychologischen Effekte von schlechtem Zeitmanagement nicht unterschätzen.

Es geht nicht nur darum, den eigenen Tag besser zu strukturieren, sondern auch darum, eine gesunde Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Nimm dir bewusst Zeit, dein eigenes Verhalten zu reflektieren und deine Prioritäten zu setzen.

Frage dich: Wie wirkt mein Verhalten auf mein Team? Erkenne die Alarmzeichen und ziehe rechtzeitig die Notbremse, bevor der Druck zu hoch wird.

Aufschieben und Runterpriorisieren: Die Tücken des Dringlichkeitsmodus

Ein großes Problem im Zeitmanagement vieler Führungskräfte ist das sogenannte „Dringlichkeitsdenken“.

Viele Aufgaben werden so lange aufgeschoben, bis der Termindruck sie nach oben spült.

Das führt dazu, dass du ständig in einem „Alarmmodus“ arbeitest und beständig unter Grundstress stehst.

Ein typischer Fehler, der langfristig negative Folgen hat.

Eine der effektivsten Methoden, um aus diesem Kreislauf auszubrechen, ist die bewusste Priorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit, nicht nach Dringlichkeit.

Das Eisenhower-Prinzip kann dir dabei helfen, deine Aufgaben besser einzuteilen.

Statt dich auf das Dringende zu stürzen, nimm dir bewusst Zeit für die strategisch wichtigen Aufgaben.

Mehr dazu findest du auch hier im Artikel „Das Eisenhower-Prinzip: Dein Schlüssel zu effektivem Zeitmanagement als neue Führungskraft“.

Du erfährst, wie du mit dem Eisenhower-Prinzip Struktur in deinen Führungsalltag bringst, wie du mit dieser einfachen Methode deine Zeit sinnvoll nutzt und klare Prioritäten setzt, um das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. 

Delegieren: Warum viele Führungskräfte sich schwertun, Aufgaben abzugeben

Ein weiterer Stolperstein im Zeitmanagement ist die fehlende Bereitschaft zu delegieren.

Viele Führungskräfte glauben, dass sie Aufgaben selbst erledigen müssen, um die Kontrolle zu behalten.

Aber das Gegenteil ist der Fall: Indem du Verantwortung abgibst, gewinnst du wertvolle Zeit und stärkst gleichzeitig die Eigenverantwortung deines Teams.

Dennoch fällt es vielen schwer, Aufgaben abzugeben, besonders wenn die Mitarbeiter selbst unter hoher Arbeitsbelastung stehen.

Eine klare, offene Kommunikation ist hier der Schlüssel.

Sprich mit deinen Teammitgliedern und kläre, ob und wann sie die zusätzliche Aufgabe übernehmen können.

Delegation bedeutet nicht, Arbeit einfach weiterzuschieben, sondern Aufgaben gezielt und strategisch zu verteilen.

Wenn dir das Thema Delegation Schwierigkeiten bereitet, lies in dem Artikel „Erfolgreich delegieren“ weiter.

Der Artikel zeigt, warum viele Führungskräfte daran scheitern, Aufgaben abzugeben, und welche typischen Denkfehler dabei im Weg stehen.

Es wird auf Ängste und Fehlannahmen eingegangen, wie „Niemand kann es besser als ich“ oder „Ich verliere die Kontrolle“, die erfolgreiches Delegieren verhindern.

Der Text erklärt Schritt für Schritt, wie Delegation richtig funktioniert, damit du als Führungskraft stressfrei arbeiten kannst und dein Team stärker und motivierter wird. 

Sich selbst überschätzen: Der Klassiker der Zeitfalle

Viele Führungskräfte stehen sich mit überzogenen Erwartungen an sich selbst im Weg.

Sie übernehmen mehr Aufgaben, als sie tatsächlich bewältigen können, weil sie glauben, „alles noch irgendwie hinzubekommen“.

Das Resultat: ständiger Termindruck, Stress und das Gefühl, den Überblick zu verlieren.

Ein typisches Beispiel ist das falsche Zeitgefühl.

Man glaubt, eine Aufgabe in 30 Minuten zu schaffen, benötigt dann aber eine Stunde oder länger.

Die Folge ist, dass andere Aufgaben immer weiter nach hinten geschoben werden und letztlich in einem Stressmarathon enden.

Hier kann die 60:40-Regel helfen: Plane nur 60 % deiner Zeit für konkrete Aufgaben und halte 40 % als Puffer für Unerwartetes frei.

Denn seien wir ehrlich: Der Alltag einer Führungskraft ist geprägt von plötzlichen Unterbrechungen, spontanen Gesprächen und unvorhergesehenen Aufgaben.

Nutze das Minutenprotokoll, um zu überprüfen, ob du dir zu viel vorgenommen hast.

Dokumentiere eine Woche lang, wie lange du tatsächlich für bestimmte Aufgaben benötigst. So erkennst du schnell, wo deine Zeitplanung zu optimistisch ist.

Mach jetzt den kostenlosen Minutenprotokoll-Selbsttest

Zeitmanagement ist Selbstmanagement: So erkennst du deine Zeitdiebe

Zeitmanagement funktioniert nur, wenn du deine eigenen Gewohnheiten kennst.

Viele Führungskräfte sind von Natur aus „Helfer“, die sich schwer damit tun, Nein zu sagen.

Das führt dazu, dass sie sich oft selbst zu viel aufladen, weil sie den Erwartungen anderer gerecht werden wollen.

Aber gutes Zeitmanagement beginnt bei dir selbst!

Die Kunst besteht darin, zu erkennen, welche Aufgaben wirklich in deinen Verantwortungsbereich fallen – und welche du loslassen musst.

Dazu gehört auch, den Perfektionismus zu hinterfragen und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Finde im Minutenprotokoll heraus, welche Tätigkeiten dich am meisten von deinen Kernaufgaben ablenken. Es hilft dir, deine „Zeitdiebe“ zu entlarven und unproduktive Gewohnheiten zu eliminieren.

Ein weiterer guter Ansatz ist das „Nein sagen“ zu lernen.

Gerade als Führungskraft hast du die Verantwortung, deine Zeit zu schützen und deine Energie gezielt einzusetzen.

Schau dir hierzu auch das Interview mit Zeitmanagement-Experte Thomas Mangold an, der praktische Tipps gibt, wie du deine Zeit besser schützt und effizienter einsetzt.

Hier geht’s zum Interview mit Thomas Mangold

Praxis-Tipps für ein besseres Zeitmanagement als Führungskraft

Damit du dein Zeitmanagement langfristig optimierst, sind hier einige konkrete Methoden, die dir helfen, deinen Alltag besser zu strukturieren:

1. Arbeite mit Zeitblöcken

Plane deinen Tag in Blöcken von 60 bis 90 Minuten.

Unterteile deine Aufgaben nach Wichtigkeit und lege feste Zeitfenster für strategische Themen, Routinetätigkeiten und Pausen fest.

Halte dich an diese Blöcke und weiche nur in dringenden Fällen davon ab.

2. Nutze das Pareto-Prinzip

80 % deiner Ergebnisse entstehen durch 20 % deiner Tätigkeiten.

Identifiziere diese „20 %“ und setze deine Prioritäten gezielt darauf.

Frage dich bei jeder Aufgabe: Trägt sie wirklich zum Erfolg deines Teams bei?

3. Zeitfresser eliminieren

Nutze das Minutenprotokoll, um herauszufinden, wo du unbewusst Zeit verlierst.

Oft sind es kleine Dinge wie häufiges E-Mail-Checken, spontane Telefonate oder zu viele Meetings.

Reduziere diese Zeitfresser, indem du feste Zeiten für E-Mails und Besprechungen einführst.

4. Regelmäßige Pausen einplanen

Pausen sind kein Luxus, sondern notwendig, um produktiv zu bleiben.

Plane nach jeder intensiven Arbeitsphase von 60–90 Minuten eine kurze Pause ein, um deine Konzentration wiederherzustellen.

Wie dir das Minutenprotokoll hilft, deine Zeit effektiv zu nutzen

Der erste Schritt zu einem besseren Zeitmanagement ist immer die Bestandsaufnahme: Wo verlierst du Zeit?

Wo arbeitest du zu ineffizient?

Nutze das Minutenprotokoll, um genau das herauszufinden.

Mit diesem Selbsttest dokumentierst du eine Woche lang, wie viel Zeit du für welche Aufgaben aufwendest.

Am Ende hast du ein klares Bild davon, wie du deinen Tag strukturierst – und erkennst schnell, welche Tätigkeiten du optimieren kannst.

Der Selbsttest hilft dir, versteckte Zeitfresser zu identifizieren und herauszufinden, wo du deine Prioritäten falsch setzt.

Oft sind es gerade die scheinbar kleinen Tätigkeiten, die dich in Summe von deinen eigentlichen Aufgaben abhalten.

Finde es jetzt heraus!

Hier geht’s zum Minutenprotokoll

Fazit: Zeitmanagement ist der Schlüssel zu erfolgreicher Führung

Ein gutes Zeitmanagement ist die Basis für eine erfolgreiche Führungsarbeit.

Wenn du weißt, wo deine Zeit bleibt, kannst du klarer priorisieren, delegieren und deine Energie gezielt einsetzen.

Der beste Weg, um deine Zeitplanung zu verbessern, ist der Blick auf deine aktuellen Gewohnheiten.

Nutze den Selbsttest Minutenprotokoll, um zu analysieren, wie du deine Zeit aktuell nutzt und was du optimieren kannst.

Starte jetzt und mach den ersten Schritt zu effektiverem Zeitmanagement und erfolgreicher Führung! Jetzt zum Minutenprotokoll-Selbsttest

Stefan

Quellenangaben