IFG002 – Die 100 Tage vor dem Rollentausch

Die 100 Tage vor dem Rollentausch als Führungskraft

Auf den Tag X haben Sie lange hingearbeitet. Endlich haben Sie ihre Chance bekommen und dürfen ein Team oder eine Abteilung leiten. Der Rollenwechsel steht unmittelbar bevor, aber noch sind es ein paar Wochen hin, bis Sie den Staffelstab übernehmen. Doch schon jetzt können Sie eine Menge tun, um sich auf den Tag X vorzubereiten.

Da ich weiß, dass viele frischgebackene Führungskräfte oft wenig Unterstützung in dieser Zeit bekommen, habe ich Ihnen in diesem 1. Teil der Einstiegsserie ein paar Punkte zusammengestellt mit denen Sie eine gute Basis legen können, um später entspannt in den Job zu starten.

Hier gehts zum 2. Teil: Tag X: Ihre Antrittsrede als neue Führungskraft

Und hier zum 3. Teil: Starten Sie optimal: Die ersten 100 Tage als Führungskraft

Hören Sie sich hier den ganzen Artikel als Audio an, oder lesen Sie einfach unten weiter:

Vorbereitet auf den Führungswechsel?

Sie sind vom Kollegen zum Vorgesetzten befördert worden. Herzlichen Glückwunsch!

Meine Erfahrung zeigt mir, dass oft alles gut läuft, doch mitunter kann der erste Tag als neue Führungskraft auch unerwartet mühsam sein.

Manche Mitarbeiter kommen sehr plötzlich in die neue Führungsverantwortung und viele von ihnen sind darauf nicht vorbereitet. Die Ex-Kollegen gehen erst mal auf Distanz; verlangen eine Sonderbehandlung (weil sie doch so gute Kollegen waren) oder sind enttäuscht und demotiviert, weil sie bei der Besetzung des Chefpostens übergangen wurden.

Überhaupt: Alle müssen sich erst mal an die neue Rolle der Führungskraft gewöhnen.

Und das beginnt nicht erst, wenn Sie den Staffelstab offiziell übernommen haben. Es geht schon in dem Moment los, wo es bereits inoffiziell bekannt ist, dass Sie die oder der neue Vorgesetzte sind.

Oft ist es so, dass keine klaren Ziele an die Rolle formuliert werden. Auch im Bewerbungsprozess werden die Erwartungen von Unternehmen und Vorgesetzten nicht klar kommuniziert, nach dem Motto „Mach das mal, du schaffst das schon! Wir vertrauen dir!“.

Die hoch motivierte neue Führungskraft wird dann ins Kalte Wasser geworfen und muss jetzt schnell Schwimmen lernen. Das ist eher die Regel als die Ausnahme. In dieser Zeit könnten unterstützende Seminare oder ein Coaching hilfreich sein. Die Investition wird jedoch oft vom Unternehmen gescheut. (Es klappt ja auch mit der Zeit von allein).

3 häufige Fehler, mit denen Sie sich schon jetzt auseinandersetzen sollten.

Apropos Fehler: Wenn ich darüber schreibe, meine ich das nicht wörtlich. Gerade beim Thema Führung gibt es kein richtig oder falsch. Alles ist möglich – aber alles hat Konsequenzen und vor dem Hintergrund Ihrer Rolle, Ihrer eigenen Persönlichkeit, Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens sollten Sie alle Tipps von mit gut prüfen und vielleicht auch wieder verwerfen, wenn Sie nicht hilfreich sind.

Hier die 3 häufigsten Fehler aus meiner Erfahrung. Prüfen Sie schon jetzt, so wie Sie sich kennen, inwieweit einer dieser Punkte für Sie zur Stolperfalle werden könnte.

1. Business as usual

Die neue Führungskraft ignoriert die neue Rollenverteilung und löst sich nicht von der Gruppe. Das kann mehrere Gründe haben.

Vielleicht ist es ihr selbst unangenehm, die Distanz auszuhalten, die sich zwangsläufig zwischen ihr und den alten Kollegen einstellen wird. Das ist schade, aber die Führungskraft könnte jetzt schon anfangen, Ihr Netzwerk zu ihren wirklich neuen Kollegen – den Führungskräften auf Ihrer Ebene – auszubauen.

Vielleicht spürt sie aber auch, dass viele der ehemaligen Kollegen hoffen, es bleibe alles beim Alten. Und diesem Wunsch will die neue Führungskraft gerecht werden und scheut sich, notwendige Veränderungen anzugehen.

Link zu den Inhalten für die 100 Tage vor dem Führungswechsel.

2. Kein Abschied vom alten Job als Mitarbeiter

Die Aufgabenfülle bereitet der neuen Führungskraft Probleme und sie hat die Rollenklärung als Fach- oder Führungskraft noch nicht vollzogen.

Als Mitarbeiter kommt sie aus der Fachlichkeit und den operativen Aufgaben. Und die haben ihr ja richtig Spaß gemacht und sie motiviert. Doch nun hat sie einen neuen Job als Führungskraft. Und der beinhaltet komplett andere Aufgaben, die oft nicht in Kategorien von Zahlen, Daten, Fakten zu bewerten sind und sehr viel Zeit kosten (Strategien planen, Mitarbeitergespräche führen, Konflikte klären).

Hat sie das nicht klar, dann traut sie sich vielleicht nicht, Aufgaben abzugeben, um die nötige Zeit für die eigentlichen Führungsaufgaben zu gewinnen. Sie hat Sorge, den Ex-Kollegen ungeliebte Zusatzarbeit aufzuhalsen und befürchtet, sie könne überheblich wirken und sich überflüssig machen.

Im Extremfall hat sie dann zwei Jobs: den neuen und den alten. Der Versuch, weiterhin alles selbst machen zu wollen, gelingt nicht. Die eigentlichen Führungsaufgaben vernachlässigt sie dabei.

Es ist also entscheidend zu lernen, loszulassen und Verantwortung abzugeben. Das funktioniert besser, wenn sie sich klar macht: Das Delegieren spannender Arbeiten motiviert Mitarbeiter und bringt bessere Ergebnisse.

3. Fehlende Neugier

Manche Führungskräfte lassen am Anfang den allwissenden Chef raushängen.

Als ehemaliger Mitarbeiter der Abteilung glaubt sie, nun genau zu wissen, wo die Stärken und vor allem Schwächen der Abteilung liegen. Sie hört ihren Mitarbeitenden nicht richtig zu und fragt sie zu wenig. Die Chance der neuen Rolle, Dinge in Ruhe neu zu beleuchten und dafür auch sein Team zu nutzen, lässt sie verstreichen.

Damit bleibt sie betriebsblind und schafft die von ihr erwarteten Veränderungen nicht. Also: Fragen, fragen, fragen. Die Mitarbeiter stecken fachlich tiefer in der Materie – und das ist auch gut so.

Mit den Pfunden wuchern

Doch gerade die neuen Vorgesetzten, die aus eigenen Reihen befördert werden, besitzen auch viele Pfunde, mit denen sie wuchern können. Sie sind mit der Abteilung schon gut vertraut, kennen sie die Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeiter, überblicken die anstehenden Aufgaben und brauchen weniger Einarbeitung: Wie aber lassen sich Reibereien vermeiden, nahtlose Übergänge schaffen und typische Anfängerfehler ausschalten?

Hier der Fahrplan für die Zeit in den 2 Monaten vor dem offiziellen Rollenwechsel

1. Ex-Kollegen einweihen

Sorgen Sie dafür, dass ihre neue Rolle schnell im Unternehmen bekannt wird. Damit beugen Sie der Gerüchteküche vor und behalten die Kontrolle über die Kommunikation. Sobald Sie sich für den neuen Job entschieden haben, fangen Sie an zu kommunizieren.

So bleiben Sie authentisch und brauchen sich nicht verstellen.

Die Mitteilung über die Beförderung muss von Ihrem Vorgesetzten kommen. Bestehen Sie darauf! Machen Sie das nicht selbst. Je frühzeitiger Ihre Mitarbeiter Bescheid wissen, desto eher geben sie Ihnen Rückendeckung. Die Kommunikation ihrer Beförderung ist schon eine vertrauensbildende Maßnahme für die Zukunft.

2. Sammeln Sie so viel Wissen wie möglich.

Ich wünsche Ihnen, dass Ihr Unternehmen Sie als neue Führungskraft mit Führungs-Seminaren oder einem Coaching unterstützt, bevor Sie in die neue Rolle schlüpfen. Viele Unternehmen bieten spezielle Programme für Nachwuchsführungskräfte an. Kümmern Sie sich darum, dort mitzumachen.

Sollten Sie keine Möglichkeit haben, weil Ihr Unternehmen keine Seminare anbietet, besuchen Sie sie auf eigene Faust – wenn es sein muss, in Ihrer Freizeit. Lesen Sie in nächster Zeit alles an Büchern, was Ihnen zum Thema Führung in die Hände kommt.

Hier habe ich Ihnen eine Liste mit den 15 wichtigsten Büchern aus meiner Sicht zusammengestellt. In dieser Liste mit empfehlenswerten Sachbüchern werden Sie sicher fündig.

3. Finden Sie Verbündete

Bauen Sie Ihr Netzwerk im Unternehmen und in der Branche aus.

Die alten Kollegen sind nicht mehr die geeigneten Ansprechpartner für ihre Probleme und Unsicherheiten. Das sind nun die neuen Kollegen auf ihrer Führungsebene. Machen Sie sich schon jetzt mit Ihnen bekannt. Stellen Sie sich auch womöglich jetzt schon bei Ihren zukünftigen Ansprechpartnern vor – oder lassen sich durch Ihren Vorgesetzten vorstellen. Das sind Ihre internen und externen Kunden und Führungskräfte, mit denen sie in Zukunft kollegial zusammenarbeiten werden.

4. Suchen Sie sich einen Mentor

Suchen Sie sich eine erfahrene Führungskraft, die Sie im Rollenwechsel unterstützt. Am besten aus Ihrem Unternehmen. Aber nehmen Sie nicht Ihren eigenen Vorgesetzten. Gehen Sie gezielt auf sie zu, und bitten Sie sie in den ersten Wochen ihr Mentor zu sein.

Treffen Sie sich regelmäßig, um Ihre Fragen und Probleme mit dem Rollenwechsel zu besprechen. Ich empfehle ein Treffen zunächst alle zwei, später alle vier Wochen.

Haben Sie keine Sorge sich aufzudrängen. Eine Mentorenbeziehung ist eine Win-win-Situation für beide Seiten: Sie profitieren von der Routine und dem Wissen Ihres Mentors und die ältere Kollegin oder der Kollege können durch Ihre unbedarften Fragen und Sichtweisen eingefahrene Muster aufbrechen.

5. Bauen Sie Distanz auf

Die alten Kollegen gehen jetzt ohne sie essen? Sie hören auf zu reden, wenn Sie in den Raum kommen? Nehmen Sie das nicht persönlich. Das hat nichts mit Ihnen als Mensch zu tun. Nehmen Sie es als das, was es ist: ein normaler Prozess, der zu ihrer neuen Rolle dazugehört. Sie sind ab jetzt mehr Teil des Managements als Teil der Belegschaft.

6. Versprechen Sie nichts

Die alten Kollegen werden anfangen, Sie anders zu behandeln. Manch einer mag sich Vorteile erhoffen, wenn Sie jetzt vorgesetzt sind. Und für Sie ist es vielleicht verlockend, sich als großer Erneuerer zu präsentieren.

Doch Vorsicht: Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen und hinreißen, Versprechungen zu machen, die Sie Sie später wahrscheinlich nicht halten können. Dann haben Sie ein Problem – Sie verlieren ihre Glaubwürdigkeit.

Noch wissen sie nicht, welche Einflussmöglichkeiten Sie in der neuen Rolle haben. Halten Sie sich deshalb in der ersten Zeit zurück, auch wenn Sie glauben, die dringendsten Probleme zu kennen und beheben zu können. Kündigen Sie an, dass Sie sich in der ersten Zeit über alle Probleme informieren wollen, um sich ein umfassendes Bild von der Situation zu machen, um dann zügig nötige Entscheidungen zu treffen.

7. Das Büro cheftauglich machen

Fangen Sie ein paar Wochen vor dem Rollenwechsel damit an, diesen auch durch äußere Zeichen sichtbar zu machen. Ich meine damit nicht den Firmenwagen (der vielleicht auch nicht schlecht ist). Vielmehr bauchen Sie jetzt ein Ihrer neuen Rolle entsprechendes Arbeitsumfeld.

Richten Sie Ihr Büro neu ein. Sie brauchen Platz für Gespräche unter vier Augen. Besorgen Sie sich einen kleinen Besprechungstisch, Stühle, ein Flipchart für Besprechungen, um Absprachen für alle sichtbar festzuhalten. Das sind Ihre neuen, wichtigen Arbeitsutensilien.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, sind Sie gut auf den Tag X vorbereitet und starten von Anfang an erfolgreich in den neuen Job.

Link zu den Inhalten für die 100 Tage vor dem Führungswechsel.

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