Stressfrei als Führungskraft IV: Wie Sie Ihre Aufgaben geregelt kriegen

Aufgaben geregelt kriegen (Bild)

Ich habe eine schlechte Nachricht für Sie! Sie müssen jetzt ganz tapfer sein! Wenn Sie ungeliebte Aufgaben ständig vor sich herschieben, sich dafür vor sich selbst entschuldigen und rechtfertigen – und sich das auch noch glauben, wird Ihnen eine noch so gute Organisation, wie wir es in den letzten Artikeln besprochen haben, nicht helfen. Sie müssen Ihre Aufgaben geregelt kriegen!

Dieser Artikel ist Teil der Serie „Stressfrei als Führungskraft“ – lesen Sie auch den ersten Teil „Wie Sie zur stressfreien Führungskraft werden“. Weiter unten in diesem Beitrag finden Sie auch eine Übersicht zu allen Teilen dieser Serie.

Lesedauer: ca. 10 Minuten

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Nie mehr Aufgaben aufschieben

Durch regelmäßiges Aufschieben – gerne auch Aufschieberitis oder Prokrastination genannt – torpedieren Sie Ihre Produktivität und setzen Ihr (Arbeits-) Leben unnötig unter Druck.

Prüfen Sie mal, ob irgendeiner der folgenden Situationen auf Sie zutrifft:

  • Sie schieben Ihre Steuererklärung oder Reisekostenerstattung tage- oder wochenlang vor sich her, obwohl sie sie in ein paar Minuten erledigt hätten?
  • Lassen Sie sich mit der Erstellung der Präsentation vor wichtigen Kunden bis zum allerletzten Moment Zeit?
  • Warten Sie mit der Vorbereitung auf Ihre Mitarbeitendengespräche, bis dann eine Erinnerungsmail aus dem Personalbereich oder von Ihrer Chefin oder Ihrem Chef eintrudelt?
  • Schaffen Sie es nicht, Ihr LinkedIn- oder Xing-Profil zu aktualisieren und aufzuhübschen, auch wenn Sie gerade verzweifelnd auf der Suche nach einer neuen Herausforderung sind?
  • Glauben Sie, dass es nichts bringt, mit einer wichtigen Aufgabe zu beginnen, wenn Sie nicht in der richtigen Stimmung sind?
  • Kümmern Sie sich erst um angenehmere Aufgaben, die Ihnen kurzfristigen Erfolg oder weniger Anstrengung versprechen und schieben dadurch wichtige Aufgaben auf die lange Bank?

Im Gegensatz zum langläufigen Glauben hat das Aufschieben nichts mit Faulheit oder einem schlechten Zeitmanagement zu tun.

Es ist eine psychologische Frage.

Und zwar eine fatale Mischung aus neurologischen, verhaltensbedingten und biologischen Faktoren.

Wenn Sie im Job eine Aufgabe vor sich herschieben, hat das sicher genau so viel mit der Aufgabe an sich zu tun, wie mit Ihrer Einstellung zur Aufgabe.

Was Aufschieben mit der Aufgabe an sich zu tun hat

Im Laufe eines Tages bearbeiten Sie sicher ganz unterschiedliche Aufgaben. Administrative Aufgaben, wie Buchhaltung, Berichtwesen, Listenpflege.

Laaangweilig!

Trotzdem müssen Sie diese Aufgaben machen.

Andere Aufgaben wiederum sind sicher anregender und liegen Ihnen mehr.

Sie könnten Stunden damit verbringen und merken gar nicht, wie die Zeit vergeht.

Im Eisenhower-Prinzip, zu dem ich schon mal geschrieben habe, gibt es ja die Priorität B – wichtige, aber nicht so dringende Aufgaben.

Ich schätze mal, genau das sind die Aufgaben, die Sie ewig vor sich herschieben.

Denn diese wichtigen Aufgaben sind meistens ziemlich komplex und nervig.

Und viel wichtiger: Sie bescheren Ihnen erst langfristig Erfolg (dann aber richtig).

Psychologisch erscheinen Aufgaben, deren Belohnung erst weit in der Zukunft liegen ziemlich irreal. Sie werden deshalb als weniger wichtig eingestuft, als sie eigentlich sind.

Wahrscheinlich werden Sie die komplizierte Budgetplanung, die erst in drei Wochen fertig sein muss, eher vor sich hinschieben, als eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen, die nächste Woche fertig sein muss.

So eine Budgetplanung ist mühsam und erfordert eine gute Organisierung.

Sie werden Stunden damit verbringen, Listen auszuwerten und alles zusammenzuschreiben.

Und dann ist auch noch die Frage, ob Ihre Planung dann auch so durchgeht.

Wenn nicht, sitzen Sie noch mal ewig an der Nachbesserung.

Wirklich langweilig und frustrierend, oder?

Was lockt doch da die PowerPoint-Präsentation!

Die kriegen Sie schnell hin.

Und da sie auch schon nächste Woche fertig sein muss, ist sie selbstverständlich viel dringender.

Also nehmen sie sich verständlicherweise erst mal diese Aufgabe vor.

Wann immer Sie eine wichtige Aufgabe vor sich haben, die sie wahrscheinlich aufschieben werden (welche das sind – dafür kennen Sie sich bestimmt gut genug ,o)), helfen ihnen diese 4 Schritte:

  1. Brechen Sie die Aufgabe herunter
  2. Setzen Sie sich ein Minimalziel
  3. Augen zu und durch
  4. Belohnen Sie sich

1. Brechen Sie die Aufgabe herunter

Wie essen sie einen Elefanten?

In kleinen Stücken!

Es ist wahrscheinlich unmöglich, eine umfangreiche Aufgabe auf einmal abzuarbeiten.

Mit dieser Erwartung setzen Sie sich unnötig unter Druck – und das ist ja auch ganz unrealistisch.

Am besten brechen sie das Gesamtprojekt also in kleinere Teilaufgaben herunter.

So verliert es seinen Schrecken und zugleich senken Sie damit die Hürde, mit der Aufgabe überhaupt anzufangen.

Denn haben Sie erstmal angefangen, fällt das Dranbleiben viel leichter.

Wenn Sie sich das ehrgeizige Ziel gesetzt haben, in den nächsten sechs Wochen zwölf Mitarbeitergespräche zu führen, inklusive Vor- und Nachbereitung, ist es doch kein Wunder, wenn sie nicht gerade heiß darauf sind, endlich loszulegen.

Sie werden die Aufgabe bestimmt so lange vor sich herschieben, bis Sie alle Gespräche total gestresst auf den letzten Drücker führen müssten.

Oder Sie führen die Gespräche niemals und machen sich deswegen Vorwürfe.

Doch das muss nicht sein.

Schreiben Sie doch mal alles auf, was mit dem Projekt verbunden ist.

Jeden kleinen Teilschritt hin zum großen Ziel.

Und dann planen Sie.

Nehmen Sie sich doch zum Beispiel erstmal vor, in der nächsten Woche zwei Gespräche vorzubereiten, zu führen und nachzubereiten.

Das könnten Sie schaffen.

Noch wichtiger: So lenken Sie Ihren Fokus weg von einer riesigen Aufgabe, deren Erledigungsdatum erst in weiter Ferne liegt. Und richten Ihren Blick auf eine Teilaufgabe, die in der nächsten Woche fällig wird.

Das ist realistischer und erzeugt mit Ihrem Zeitraum von einer Woche bis zur Erledigung mehr Dringlichkeit, als eine Aufgabe, die erst in sechs Wochen fällig wäre.

Wenn Sie dann Ihr großes Projekt in handhabbare Teilaufgaben heruntergebrochen haben, ist der nächste Schritt, eine solche Teilaufgabe auch tatsächlich zu erledigen.

2. Setzen Sie sich ein Minimalziel

Ein Minimalziel ist ein Ziel, das Sie mit minimalem Aufwand schnell erreichen können.

Und so etwas brauchen Sie jetzt!

Wichtig ist, dass Sie Ihr Minimalziel konkret, spezifisch und messbar formulieren.

Beispielweise ist das Ziel „Ich bereite heute die Mitarbeitergespräche vor.“ einfach zu vage.

Besser wäre „Heute nehme ich mir 30 Minuten Zeit und bereite das Gespräch mit Frau Meyer vor.“

So formuliert geben Sie Ihrem Ziel eine spezifische Richtung und Sie haben die nächsten Schritte klar vor Augen.

Sie wissen, was Sie tun wollen und zum Feierabend steht fest, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben – oder nicht.

Es geht darum, überhaupt erstmal etwas zum Abschluss zu bringen, wie klein die Aufgabe auch immer sein mag.

Das ist immens wichtig, denn das führt dazu, dass Sie bereits zu Beginn der Aufgabenerledigung Schwung und Motivation bekommen, die Gesamtaufgabe bis zum Ende durchzuhalten.

3. Augen zu und durch

Mark Twain hat mal sinngemäß gesagt: „Wenn Sie morgens als erstes einen Frosch essen, kann Ihnen den Rest des Tages nichts Schlimmes mehr passieren.“

Jede wichtige Aufgabe besteht meistens aus Aspekten, die wir überhaupt nicht mögen und deshalb vor uns herschieben.

Wenn ich eine Keynote vorbereite, mag ich es zum Beispiel überhaupt nicht, mich hinzusetzen und erst mal alle Daten zusammenzusuchen, die ich einbauen möchte. Das ist laaaangweilig – ich möchte eigentlich sofort mit der Erstellung loslegen.

Und deshalb ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ich diese Aufgabe bis auf den letzten Drücker vor mir herschiebe.

Darum habe ich im Laufe der Zeit gelernt, diese Aufgabe zur TOP-Prio zu machen. Weil so weiß ich, dass ich erst nach Beendigung dieser Aufgabe entspannt und locker am Rest arbeiten kann.

Wann immer Sie also ein wichtiges Projekt haben, das Sie auf Teilaufgaben heruntergebrochen haben: Identifizieren Sie die Aufgaben, die Ihnen am Schwersten fallen!

Bei diesen werden Sie wahrscheinlich die meisten Entschuldigungen finden, warum sie gar nicht erst damit anfangen sollten.

Dann essen Sie den Frosch.

Machen Sie also die ungeliebte Aufgabe zuerst.

Wahrscheinlich müssen Sie sich dazu zwingen.

Machen Sie es trotzdem!

Denn wenn Sie über diese unangenehme Aufgabe drüber sind, haben Sie eine riesige Hürde genommen.

Der Rest ist Hafengeburtstag.

4. Belohnen Sie sich

Kennen Sie das Marshmallow-Experiment?

In den 60er Jahren machte ein amerikanischer Psychologe ein Experiment mit Kindern.

Er wollte mehr lernen über Belohnungsaufschub, und welche Rolle diese Fähigkeit im Leben eines Menschen spielt.

Er legte Kindern ein Marshmallow vor und sagte: „Hier hast du ein Marshmallow. Ich werde jetzt das Zimmer verlassen und komme in 20 Minuten zurück. Wenn du bis dahin wartest, bekommst du noch einen. Isst du dein Marshmallow vorher, gibt es keinen weiteren.“

Dann ging er raus und die Kinder saßen da mit Ihrer leckeren Süßigkeit.

Sie können sich vorstellen, wie hart das war!

Die Kinder haben es wirklich versucht. Aber die meisten haben es nur wenige Minuten geschafft, der Versuchung zu widerstehen.

Dieses lustige Video basiert auf diesem Experiment:

Marshmallow-Experiment

Was zeigt das Experiment? Uns Menschen fällt es meist schwer, mit Aufgaben anzufangen, deren Belohnung erst in weiter Ferne liegt.

Wir wollen das Marshmallow sofort.

Wenn Sie also eine schwierige Aufgabe vor Augen haben, die sie erledigen wollen, machen Sie sich also am besten immer wieder den Nutzen klar. Fragen Sie sich: Was habe ich davon, wenn ich diese Aufgabe erledige?

Was sind die positiven Resultate?

So halten Sie Ihre Motivation von Anfang an hoch, während Sie eine wichtige Aufgabe erledigen.

Und belohnen Sie sich regelmäßig, sobald Sie eine der Teilaufgaben erledigt haben.

Im Fall der Mitarbeitergespräche stellen Sie sich also irgendetwas Schönes in Aussicht und beglücken sich damit, sobald Sie das Gespräch mit Frau Meyer vorbereitet haben.

Das kann von kleiner Schnack mit einem Kollegen bis zu einem Kinobesuch am Wochenende gehen.

Aber die Belohnung sollte schon im Verhältnis zum Aufwand stehen.

Sie sollten sich keinen einwöchigen Urlaub gönnen, nur weil Sie ein Gespräch geführt haben.

Wie Sie mit nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben verfahren

Nun kennen Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, eine wichtige aber nicht dringende Aufgabe wirklich abzuschließen.

Lassen Sie uns noch über Aufgaben sprechen, die nicht so wichtig sind und auch nicht dringlich.

Die sie aber trotzdem irgendwann machen müssen und die Sie nicht wie eine Prio-D in den Papierkorb wandern lassen können.

Auch die schieben wir meist ewig vor uns her.

Eine Reisekostenerstattung, Ablage oder das Abheften von Belegen fallen gerne unter diese Kategorie.

Wenn Sie keinen superverbindlichen Abgabetermin haben, können Sie diese Aufgaben bis in die nächste Woche schieben. Oder in den nächsten Monat. Oder bis zum St. Nimmerleinstag.

Das ist nicht weiter schlimm und hat keine größeren Konsequenzen.

Vielleicht schieben Sie solche Aufgaben auch absichtlich zur Seite, damit sie dringlichere und wichtigere Aufgaben bearbeiten können.

Sie sollten sie trotzdem so schnell wie möglich bearbeiten. Denn sonst spuken sie weiter in Ihrem Kopf herum und rauben Ihnen Ihre wertvolle Hirnkapazität.

Dazu ist es hilfreich, im Laufe des Tages kleine Zeiteinheiten genau für solche Fälle zu reservieren.

Zehn bis fünfzehn Minuten sind nicht der Rede wert … Aber sie reichen aus, um kleine, einfache Aufgaben wie die Besprochenen zu erledigen.

Perfektionisten sind die besten Aufschieber

Perfektionisten sind super Aufschieber.

Sie fühlen sich meist schnell überfordert und halten Abgabetermine nicht ein.

Grund dafür ist Ihr Zwang „Was ich nicht perfekt machen kann, mache ich gar nicht“.

Nicht gerade sehr produktiv.

Perfektionisten definieren ihr Können und ihren Selbstwert über Ihre Arbeitsleistung.

Deshalb üben sie ungeheuren Druck auf sich aus und verlangen Übermenschliches von sich.

Und trotzdem hält gerade diese Einstellung Perfektionisten davon ab, ihre Arbeit geregelt zu bekommen.

Denn perfekt sein zu wollen, ist wie der Versuch, zum Horizont zu gelangen: Sie können es ja mal probieren.

Wenn Sie selbst zum Perfektionismus neigen, machen Sie sich klar, dass die Qualität Ihrer Arbeit natürlich nicht direkt mit Ihrem Wert als Mensch korreliert.

Und außerdem braucht nicht jede Aufgabe mit der gleichen Qualität und Aufmerksamkeit bearbeitet werden.

Wenn Sie nächstes Mal an einer Aufgabe arbeiten, machen Sie sich vorher klar, welches Qualitätsniveau angemessen wäre.

Denn darüber hinaus beruhigt der zusätzliche Einsatz zwar Ihren inneren Kritiker, aber zu Ihrem beruflichen Erfolg trägt es nicht wirklich bei. (Das Pareto-Prinzip lässt grüßen).

Konzentrieren Sie sich lieber darauf, zugesagte Abgabetermine und nötige Qualitätslevel einzuhalten. Und dann auf zur nächsten Aufgabe!

Wollen Sie mehr über die Hintergründe erfahren, wie Sie mit Ihrer Zeit besser zurechtkommen?

Wie Sie gelassener im Führungsjob bleiben und Stress vermeiden? Wie Sie Ihre eigenen Glaubenssätze verändern, die immer wieder dazu führen, dass Sie mit Ihrer Zeit nicht zurechtkommen? Was Sie tun müssen, wenn Sie das Gefühl haben, dass Stress zu einer Art Dauerzustand geworden ist und Sie einfach nicht mehr richtig „runterkommen und abschalten“ können? Wie Sie sich von Stress befreien, der Ihnen Ihre kostbare Energie raubt und dazu führt, dass Sie sich müde und unkonzentriert fühlen?

Dann empfehle ich Ihnen meinen Kurs „In 9 Wochen komplett entstresst“, der in den nächsten Wochen an den Start geht.

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Dieser Artikel ist der dritte Teil der  Serie „Stressfrei als Führungskraft“. Falls Sie noch nicht alle Beiträge zu dieser Serie gelesen haben, hier ein Überblick:

Stressfrei als Führungskraft

  1. Wie Sie zu einer stressfreien Führungskraft werden
  2. Stressfrei als Führungskraft II: Wie Sie Ihre Zeit managen
  3. Stressfrei als Führungskraft III: Erfolgreich delegieren
  4. Stressfrei als Führungskraft IV: Wie Sie Ihre Aufgaben geregelt kriegen

 

Und jetzt viel Spaß bei der Umsetzung und dem Ausprobieren meiner Tipps für Ihre Gelassenheit und Leistungsfähigkeit als Führungskraft.

Schreiben Sie mir auch gerne mal eine E-Mail!

Ihr

Stefan Brandt

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